(1) Die in § 3 Abs. 1 und § 4 Abs. 1 genannten öffentlichen Stellen haben die bei ihnen entstehenden Unterlagen innerhalb der durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften vorgegebenen Aufbewahrungsfristen zu verwahren und zu sichern. Darüber hinausgehende Festlegungen über die Aufbewahrung sind im Benehmen mit dem zuständigen öffentlichen Archiv zu treffen.

(2) Archivwürdige Unterlagen können vor Ablauf entsprechender Fristen von dem zuständigen öffentlichen Archiv übernommen werden. Dies gilt insbesondere für Unterlagen, die gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 1 Buchst. c oder Nr. 2 dauernd aufzubewahren sind.

(3) Archivwürdige Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, können dem zuständigen öffentlichen Archiv zur befristeten Aufbewahrung als Zwischenarchivgut angeboten werden. Die Aufbewahrung des Zwischenarchivguts erfolgt im Auftrag der abgebenden Stellen oder ihrer Rechts- und Funktionsnachfolger. Die abgebende Stelle oder deren Rechts- oder Funktionsnachfolger bleibt für die Unterlagen und die Entscheidungen über die Nutzung durch Dritte weiterhin verantwortlich.

(4) Für die Abgabe elektronischer Unterlagen nach Absatz 3 gelten die Voraussetzungen nach § 8 Abs. 6 und 7. Mit der erfolgreichen und bestätigten Abgabe an das öffentliche Archiv sind elektronische Unterlagen mit Ausnahme der zugehörigen Metadaten in den Systemen der abgebenden Stellen zu löschen. Über die Löschung ist ein Nachweis zu fertigen, der 30 Jahre aufzubewahren ist.