(1) Über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen und über die Übernahme in das öffentliche Archiv entscheiden die öffentlichen Archive im Benehmen mit der anbietenden Stelle. In den Fällen des § 3 Abs. 2 sowie den Fällen, in denen eine dauerhafte Aufbewahrung in Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen geregelt ist, bedarf es der Feststellung der Archivwürdigkeit nicht. Das öffentliche Archiv ist seinerseits berechtigt, Unterlagen mit offensichtlich geringem Quellenwert auszuscheiden, wenn öffentliche Interessen oder berechtigte Interessen Dritter nicht entgegenstehen.

(2) Vertretern des zuständigen öffentlichen Archivs ist die Einsicht in die zur Archivierung angebotenen Unterlagen und in die Findmittel der Registraturen zu gewähren. Bei digitalen Unterlagen ist ein lesender Zugriff ausschließlich auf die dem zuständigen öffentlichen Archiv zur Archivierung angebotenen Unterlagen mit Einblick in die fachliche und technische Dokumentation zu gewähren.

(3) Die Bewertungskriterien im Sinne des § 2 Abs. 2 sind in entsprechenden Verwaltungsvorschriften zu regeln.

(4) Das öffentliche Archiv hat von der Übernahme an ebenso wie die abgebende Stelle die schutzwürdigen Belange Betroffener zu berücksichtigen und von der Anbietung an die maßgeblichen Rechtsvorschriften des Bundes und des Landes über die Geheimhaltung sowie die Regelungen des Thüringer Sicherheitsüberprüfungsgesetzes vom 17. März 2003 (GVBl. S. 185) in der jeweils geltenden Fassung und der Verschlusssachenanweisung für den Freistaat Thüringen vom 17. Juni 2011 in der Fassung vom 2. Dezember 2016 (ThürStAnz Nr. 52/2016 S. 1624) zu beachten. Amtsträger und für den öffentlichen Dienst Verpflichtete in öffentlichen Archiven unterliegen allen für die Bediensteten der abgebenden Stellen geltenden Geheimhaltungsvorschriften.

(5) Archivgut, dem nach archivfachlicher Prüfung ein bleibender Wert nach § 2 Abs. 2 nicht mehr zukommt, ist zu vernichten, sofern Rechtsvorschriften, Aufbewahrungsfristen oder Rechte Dritter nicht entgegenstehen. Darüber ist ein Nachweis zu führen.