(1) Die in § 3 Abs. 1 und § 4 Abs. 1 genannten öffentlichen Stellen sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, auszusondern und dem zuständigen öffentlichen Archiv zur Übernahme anzubieten. Dies sollte im Regelfall unmittelbar nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch 30 Jahre nach Schließung der Unterlagen erfolgen. Ist durch Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften eine längere als eine dreißigjährige oder eine dauernde Aufbewahrung bestimmt, wird der Zeitpunkt des Anbietens und der Übergabe zwischen den in § 3 Abs. 1 und 3 und § 4 Abs. 1 genannten Stellen und dem öffentlichen Archiv vereinbart. Die in § 3 Abs. 2 genannten Stellen sind verpflichtet, die dort genannten Unterlagen dem Landesarchiv unverzüglich vollständig anzubieten und sie auf Anforderung herauszugeben.

(2) Bei elektronischen Unterlagen, die an das Landesarchiv übergeben werden sollen, legt das Landesarchiv unter den Voraussetzungen des Absatzes 1 in Verbindung mit § 8 Abs. 6 und 7 den Zeitpunkt und die Form der Übermittlung vorab fest. Hat das Landesarchiv den bleibenden Wert dieser Unterlagen festgestellt, hat die aufbewahrende Stelle nach erfolgreicher und bestätigter Abgabe an das Landesarchiv sämtliche bei sich verbliebenen Kopien zu löschen. Über die Löschung ist ein Nachweis zu fertigen, der 30 Jahre aufzubewahren ist. Elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen, sind im Benehmen mit der abgebenden Stelle zu bestimmten, vorab festzulegenden Stichtagen ebenfalls anzubieten. Der Zeitabstand zwischen den Stichtagen soll ein Jahr nicht unterschreiten.

(3) Anzubieten sind auch Unterlagen,

1. 1.

   die besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung oder über den Datenschutz unterworfen sind,

2. 2.

   die personenbezogene Daten enthalten, welche nach Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes oder nach Artikel 17 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72) in der jeweils geltenden Fassung gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssten oder könnten,

3. 3.

   die Informationen enthalten, deren Verarbeitung nach Artikel 9 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 untersagt ist.

Die Anbietungspflicht gilt für § 11 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 3. Alternative nur, wenn die Voraussetzungen von Artikel 17 Abs. 3 Buchst. d der Verordnung (EU) 2016/679 und für § 11 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 nur, wenn die Voraussetzungen von Artikel 9 Abs. 2 Buchst. j der Verordnung (EU) 2016/679 vorliegen. Ihre Verarbeitung ist vorbehaltlich den Bedingungen und Garantien des Artikels 89 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 gestattet. Unberührt bleiben gesetzliche Vorschriften über die Löschung oder Vernichtung unzulässig erhobener oder verarbeiteter Daten oder Unterlagen. Soweit die Speicherung der Daten unzulässig war, ist dieses besonders zu kennzeichnen. Unberührt bleiben gesetzliche Vorschriften über die Verarbeitung von Daten, die durch einen Eingriff in den Schutzbereich des Artikels 10 des Grundgesetzes erlangt wurden. Soweit anzubietende Unterlagen Daten enthalten, die Verfügungsbeschränkungen unterliegen, ist die verpflichtete Stelle gehalten, die herausgebende Stelle um die Zustimmung zur Anbietung zu ersuchen.

(4) Die als archivwürdig bewerteten Unterlagen sind innerhalb eines Jahres an das zuständige öffentliche Archiv zu übergeben.

(5) Die in § 3 Abs. 1 und § 4 Abs. 1 genannten öffentlichen Stellen dürfen Unterlagen nur vernichten oder Daten nur löschen, wenn das zuständige öffentliche Archiv die Übernahme abgelehnt oder nicht innerhalb eines Jahres über die Archivwürdigkeit angebotener Unterlagen entschieden hat.

(6) Von dem Anbieten und Vorlegen von Unterlagen kann im Einvernehmen mit dem zuständigen öffentlichen Archiv abgesehen werden, wenn diese wegen ihres offensichtlich geringen Quellenwertes nicht archivwürdig sind.

(7) Ausgesonderte Unterlagen sind im Regelfall zu vernichten, sofern kein Grund zu der Annahme besteht, dass durch die Vernichtung schutzwürdige Belange von Betroffenen beeinträchtigt werden.

(8) Die in § 3 Abs. 1 und § 4 Abs. 1 genannten öffentlichen Stellen sind verpflichtet, ein Exemplar der von ihnen herausgegebenen oder in ihrem Auftrag erscheinenden amtlichen Druckschriften und amtlichen Veröffentlichungen dem zuständigen öffentlichen Archiv unmittelbar nach Erscheinen zur Verfügung zu stellen. Sofern die Veröffentlichung in elektronischer Form erscheint, erfolgt die Abgabe in dieser Form. Die abgebende Stelle räumt dem öffentlichen Archiv das Recht ein, die Daten zu speichern, zu vervielfältigen und zu verändern, sofern dies zur dauerhaften Archivierung notwendig ist. Ebenso wird das Recht zur öffentlichen Zugänglichmachung eingeräumt, sofern der Herausgeber dies nicht ausdrücklich einschränkt oder untersagt. Von der Abgabepflicht nach unmittelbarem Erscheinen nach Satz 1 ausgeschlossen sind

1. 1.

   Veröffentlichungen, die lediglich zur Information von Presse, Rundfunk und Fernsehen bestimmt sind,

2. 2.

   Informationsmaterialien geringen Umfangs und von zeitlich begrenzter Dauer.

Diese nach Satz 5 Nr. 1 und 2 ausgenommenen Unterlagen sind unter der Maßgabe des Absatzes 1 dem öffentlichen Archiv anzubieten.