3.1 Mittelbewirtschaftende Stellen

Mittelbewirtschaftende Stellen sind die Behörden oder Einrichtungen, denen mittels Zuweisungsverfügung (Kassenanschlag) der übergeordneten Behörde gemäß der Verwaltungsvorschrift zu § 9 der ThürLHO Haushaltsmittel zur selbständigen Bewirtschaftung zugewiesen worden sind. Sie dürfen über die zugewiesenen Haushaltsmittel eigenverantwortlich verfügen.

Die mittelbewirtschaftenden Stellen tragen für ihren Geschäftsbereich die Verantwortung für die Bedarfsfeststellung, Bedarfs- und Haushaltsmittelplanung, für vergabevorbereitende Maßnahmen, den Haushaltsvollzug, die Bezahlung einer Lieferung oder Leistung sowie die Erfüllung der Nachweispflichten gemäß § 73 ThürLHO. Zu den vergabevorbereitenden Maßnahmen gehören insbesondere:

• Prüfen des Bedarfs aus wirtschaftlicher, sachlicher und tatsächlicher Sicht,

• Prüfung und Genehmigung der Bedarfsanforderungen aus haushälterischer Sicht.

Die mittelbewirtschaftenden Stellen haben für ihren Geschäftsbereich eine oder mehrere Bedarfsstellen zu benennen, die berechtigt sind, Bedarfsanforderungen zu initiieren.

Weiterhin haben die mittelbewirtschaftenden Stellen die Organisationseinheiten festzulegen, die in ihrem Geschäftsbereich dezentral beschaffen (dezentrale Beschaffungsstellen).

3.2 Bedarfsstellen

Bedarfsstellen sind Behörden, Einrichtungen oder Dienststellen, die Lieferungen oder Leistungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben bedürfen. Bedarfsstellen werden durch die mittelbewirtschaftenden Stellen festgelegt.

Die Bedarfsstellen haben insbesondere folgende Aufgaben:

• Planung des absehbaren zukünftigen Bedarfs und dessen zeitgerechte Haushaltsvoranmeldung zur jeweiligen Haushaltsaufstellung in der zu planenden Haushaltsperiode,

• Ermittlung und Bündelung des Bedarfs im jeweiligen Zuständigkeitsbereich entsprechend der bestätigten Haushaltsvoranmeldungen im Rahmen der vom Haushaltsgesetzgeber festgestellten Planansätze,

• Anmeldung des Bedarfs bei der jeweils zuständigen mittelbewirtschaftenden Stelle und Initiierung von Bedarfsanforderungen,

• Erstellung von Leistungsbeschreibungen in technischer und/oder fachlicher Hinsicht sowie weiterer erforderlicher Unterlagen,

• Benennung der Kriterien für die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der am Vergabeverfahren beteiligten Bieter,

• Bestimmung von Wertungskriterien und deren Bemessung und Gewichtung für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots,

• Mitwirkung bei der Angebotsbewertung.

3.3 Bedarfsüberprüfungsstelle

Vor Beginn von Vergabeverfahren der Zentralen Beschaffungsstelle wird die Notwendigkeit geplanter Beschaffungsmaßnahmen, deren Auftragswert 7.000 EUR ohne Umsatzsteuer übersteigt von einer von der jeweiligen Bedarfsstelle organisatorisch getrennten Bedarfsüberprüfungsstelle geprüft.

3.4 Zentrale Beschaffungsstelle

Die Zentrale Beschaffungsstelle hat insbesondere folgende Aufgaben:

• Bündelung und Koordinierung von Beschaffungsmaßnahmen,

• Beratung der Bedarfsstellen bei der Erarbeitung von Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnissen bzw. bei der Definition von Wertungskriterien,

• Vergabe von Lieferungen und Leistungen nach den hierfür geltenden nationalen und europäischen Vorschriften und Richtlinien,

• juristische Unterstützung der Bedarfsstellen bei der Vertragsabwicklung, soweit Ansprüche aus Lieferungen oder Leistungen geltend gemacht werden,

• Vertretung des Landes vor den Vergabekammern oder vor Gericht in vergaberechtlichen Angelegenheiten, soweit das Vergabeverfahren von der Zentralen Beschaffungsstelle geführt wurde,

• Abschluss von Rahmenverträgen,

• Führung einer Aufstellung aller relevanten Rahmenverträge.

Die Zentrale Beschaffungsstelle hat im Hinblick auf die fachlichen Belange der auszuschreibenden Leistung das Einvernehmen mit den Bedarfsstellen herzustellen.

3.5 Dezentrale Beschaffungsstellen

Dezentrale Beschaffungsstellen sind Organisationseinheiten der mittelbewirtschaftenden Behörde, die durch diese ermächtigt sind, im Ausnahmefall (Ziffer 2.4) dezentral zu beschaffen. Diese haben einen Vergabekalender für dezentrale Beschaffungen nach dem Muster in der Anlage 1 zu führen.