4.1 Bedarfsermittlung und -anmeldung

Die Bedarfsstelle ermittelt, bündelt und beschreibt den Bedarf in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich nach fachlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten und meldet diesen unter Nutzung des vorgegebenen IT-Verfahrens in der mittelbewirtschaftenden Stelle an. In den mittelbewirtschaftenden Stellen erfolgt eine Prüfung der Notwendigkeit der Bedarfsdeckung sowie der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln. Wird im Ergebnis der Prüfung die Bedarfsanforderung genehmigt, so ist diese zur Realisierung an die Zentrale Beschaffungsstelle zu übermitteln.

Die Zentrale Beschaffungsstelle kann den Bedarfsstellen Stichtage vorgeben, bis zu denen bestimmte Bedarfe anzumelden sind, damit seitens der Zentralen Beschaffungsstelle Bündelungen vorgenommen werden können.

Jeder Entscheidung der mittelbewirtschaftenden Stellen über eventuelle Beschaffungen hat grundsätzlich die Erstellung eines Fachkonzeptes durch die hierfür jeweils zuständige Stelle vorauszugehen, soweit dies nicht in anderen Rechtsvorschriften bereits geregelt ist. Dieses Fachkonzept soll mindestens eine Beschreibung des Zweckes und des künftigen Nutzens, die fachlich-inhaltliche Beschreibung des zu beschaffenden Produkts bzw. der Leistung und ein Soll-Ausstattungsnormativ enthalten. Bei Erfordernis ist eine Kosten-Nutzen-Abschätzung vorzunehmen und eine Zeitschiene zur Umsetzung zu erstellen. Bei Ersatzbeschaffungen ist nachzuweisen, dass die auszusondernde Technik wirtschaftlich abgeschrieben ist bzw. die mit einer Ersatzbeschaffung verbundenen Vorteile (z. B. geringere Betriebs- und/oder Wartungskosten, Produktstandardisierung, Minimierung Schulungsaufwand etc.) diese Maßnahme rechtfertigen.

Der Bedarfsstelle obliegt die Bedarfsbeschreibung. Sie hat darüber hinaus Vorschläge zu Vertragsentwürfen und -inhalten sowie Vorschläge zur Losbildung und zur Vergabeart zu unterbreiten.

Die Zentrale Beschaffungsstelle teilt der Bedarfsstelle mit, ob zur Bedarfsdeckung auf bestehende Rahmenverträge zurückgegriffen werden kann oder eine Änderung bestehender Verträge hinsichtlich Leistungsinhalt und Auftragsvolumen geboten ist.

Die Zentrale Beschaffungsstelle unterrichtet die Bedarfsstellen über die Verfügbarkeit von Produkten aus Rahmenverträgen und sonstigen Produktkatalogen und über ablaufende Rahmenverträge.

Beabsichtigt die Zentrale Beschaffungsstelle Rahmenverträge neu auszuschreiben oder sich an Ausschreibungen Dritter zu beteiligen, so teilt sie dies den mittelbewirtschaftenden Stellen mit und fordert diese auf, den voraussichtlichen Bedarf an den vom auszuschreibenden Rahmenvertrag umfassten Lieferungen oder Leistungen zu erheben und der Zentralen Beschaffungsstelle innerhalb einer von dieser zu bestimmenden Frist mitzuteilen. Die Ausschreibung eines Rahmenvertrages durch die Zentrale Beschaffungsstelle bzw. die Beteiligung an einer Ausschreibung Dritter erfolgt erst dann, wenn in der Zentralen Beschaffungsstelle der voraussichtliche Gesamtbedarf aller beteiligten mittelbewirtschaftenden Stellen bekannt ist.

4.2 Einleitung und Durchführung der Beschaffung

Die Zentrale Beschaffungsstelle, oder im Fall einer dezentralen Beschaffung nach Ziffer 2.4 die jeweilige dezentrale Beschaffungsstelle trägt für die Erarbeitung vergaberechtskonformer Vergabeunterlagen Sorge. Behörden und Einrichtungen mit besonderer Sachkunde und andere Sachverständige können hinzugezogen werden, soweit Umfang und Beschaffenheit der Leistung dies erfordern.

Die Ausschreibung von Lieferungen und Leistungen durch die Zentrale Beschaffungsstelle ist unzulässig, soweit bezüglich der Vergabeunterlagen (Leistungsverzeichnis und vorformulierte Vertragsbedingungen) ein Einvernehmen mit der Bedarfsstelle nicht erreicht werden kann oder insbesondere vergaberechtliche Bedenken fortbestehen. Der Beschaffungsauftrag wird in diesen Fällen zur Überarbeitung an die Bedarfsstelle zurückgegeben. Notwendige Änderungen an den Vergabeunterlagen sind zwischen der Zentralen Beschaffungsstelle und der Bedarfsstelle abzustimmen. Die Verpflichtung zur zentralen Beschaffung von Lieferungen und Leistungen oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze von 7.000 EUR ohne Umsatzsteuer (Ziffer 2.4 a) bleibt hiervon unberührt.

Andere Gründe für die Rückgabe eines Beschaffungsauftrages können durch im Vorfeld des Vergabeverfahrens zwischen Bedarfsstelle und Bietern geführte Verhandlungen, durch eine besondere Sachnähe oder Geringfügigkeit der Beschaffung gegeben sein (vgl. Ziffer 2.4).

Bei zentralen Beschaffungen obliegt der Zentralen Beschaffungsstelle die vollständige Durchführung der Vergabeverfahren.

Die Zentrale Beschaffungsstelle nimmt anhand der in den Vergabeunterlagen bekannt gegebenen Wettbewerbs- und Zuschlagskriterien eine förmliche und preisliche Wertung der Angebote vor. Die Angebotsunterlagen und das Ergebnis der förmlichen und preislichen Wertung werden der Bedarfsstelle zur fachtechnischen Wertung zugeleitet.

Nach erfolgter förmlicher und fachtechnischer Wertung trifft die Zentrale Beschaffungsstelle die Vergabeentscheidung. Sofern eine Voraussetzung zur Aufhebung der Ausschreibung vorliegt, erfolgt diese durch die Zentrale Beschaffungsstelle. Im Falle der Aufhebung der Ausschreibung informiert die Zentrale Beschaffungsstelle die Bedarfsstelle hierüber. Die Zentrale Beschaffungsstelle informiert die Bewerber und Bieter unverzüglich und unter Angabe der Gründe über die Aufhebung der Ausschreibung und gegebenenfalls über die Absicht, ein neues Vergabeverfahren einzuleiten.

4.3 Dokumentation des Beschaffungsverfahrens

4.3.1 Vergaberechtliche Dokumentationspflichten

Die vergaberechtlichen Dokumentationspflichten sind in jedem Beschaffungsverfahren zwingend einzuhalten.

Die Verantwortung hierfür trägt bei zentralen Beschaffungen die Zentrale Beschaffungsstelle, bei dezentralen Beschaffungen die dezentrale Beschaffungsstelle.

Im Zuge jedes Vergabeverfahrens sind die einzelnen Stufen des Vergabeverfahrens und insbesondere die für den Zuschlag maßgebenden Feststellungen und Gründe vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren, insbesondere:

• Auftraggeber,

• Bezeichnung der Beschaffungsmaßnahme,

• Bedarfsermittlung (Art und Umfang der Leistung),

• Markterkundung,

• Ermittlung und Höhe des Auftragswertes,

• Wahl des Vergabeverfahrens mit Begründung,

• Wahl der Vergabeart (mit Begründung) sowie vergaberechtliche Besonderheiten (insbesondere der Gründe für ein Abweichen vom Vorrang der Öffentlichen Ausschreibung bzw. des offenen Verfahrens),

• Vergabe nach Losen (Begründung der Aufteilung bzw. Nichtaufteilung in Lose),

• Behandlung von Nebenangeboten,

• Termine - Veröffentlichung - Angebotseröffnung - Ablauf Zuschlagsfrist,

• Dokumentation von Auskunftserteilung,

• Niederschrift über Angebotseröffnung,

• Gegenüberstellung aller Anbieter und deren Leistungs-Preis-Verhältnis,

• Gründe für Angebotsausschlüsse,

• Begründung der Auswahlentscheidung,

• Ggf. erforderliche Veröffentlichung der Vergabeentscheidung im Internet,

• Dokumentation Verständigung der Bieter/Bewerber,

• Vergabevorschlag,

• Entscheidung über die Zuschlagserteilung,

• Absagenachrichten,

• Anerkenntnis (Datum, Unterschrift oder gleichwertige Nachweisführung),

• Entscheidungen über die Aufhebung/Einstellung des Vergabeverfahrens und deren Gründe.

Die Dokumentation der fachtechnischen Wertung durch die Bedarfsstelle bleibt hiervon unberührt.

Bei zentralen Vergaben wird der Vergabevermerk vor Zuschlagserteilung vom Leiter der Zentralen Beschaffungsstelle oder dessen ermächtigten Vertreter schlussgezeichnet.

Bei dezentralen Vergaben wird der Vergabevermerk vor Zuschlagserteilung vom Leiter der dezentral beschaffenden Stelle oder dem von ihm Beauftragten schlussgezeichnet.

4.3.2 Dokumentationspflichten bei Direktaufträgen

Bei Direktaufträgen nach Ziffer 2.4 a) beschränkt sich die vergaberechtliche Dokumentationspflicht in Abweichung von Ziffer 4.3.1 auf mindestens folgende Punkte:

• Auftraggeber,

• Bezeichnung der Beschaffungsmaßnahme,

• Bedarfsermittlung (Art und Umfang der Leistung),

• Ermittlung und Höhe des Auftragswertes,

• Auftragnehmer.

4.4 Zuschlag

Die Zentrale Beschaffungsstelle teilt dem ausgewählten Bieter die Zuschlagsentscheidung mit. Mit Zugang dieser Mitteilung beim Bieter ist der Zuschlag erteilt und der Vertrag zustande gekommen.

Die Zentrale Beschaffungsstelle unterrichtet die Bedarfsstelle über den erteilten Zuschlag und die dem Zuschlag zugrundeliegenden wesentlichen Vertragsbestandteile (Art und Umfang der Leistung, Preis, Liefertermin, Zahlungsbedingungen, Angaben zur Gewährleistung) und stellt die Auftrags- oder Vertragsunterlagen zur Verfügung.