(1) Die Buchungen müssen durch Kassenanordnungen und Auszahlungsnachweise, ferner durch Unterlagen, aus denen sich der Zahlungsgrund ergibt (begründende Unterlagen), belegt sein. In den Fällen der §§ 39, 50 Abs. 2 Nr. 3 und des § 54 tritt an die Stelle der Zahlungsanordnung nach § 38 die Bestätigung, dass die sachliche und rechnerische Feststellung vorliegt (§ 40 Abs. 2 Satz 2).

(2) Soweit Bücher mit Hilfe automatisierter Verfahren nach § 36a geführt werden, können begründende Unterlagen dauerhaft bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist und nicht veränderbar entweder auf geeignete elektronische Speichermedien oder auf Bildträger übernommen werden. Die nicht mehr benötigten Unterlagen dürfen nicht vor Abschluss der örtlichen Prüfung der Jahresrechnung vernichtet werden, es sei denn, bei der Übernahme nach Satz 1 wurden die Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der jeweils zum Zeitpunkt des Digitalisierungsvorgangs geltenden Fassung eingehalten und das örtliche Rechnungsprüfungsorgan hat zur Vernichtung seine Einwilligung erteilt. Der Nachweis der Einhaltung kann durch Zertifizierung oder Eigenerklärung über die erfolgreich durchgeführte Konformitätsprüfung nach den Bestimmungen der Anlage P - Prüfspezifikation der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) erfolgen. Der Zeitpunkt für die Vernichtung ist in Abstimmung mit dem örtlichen Rechnungsprüfungsorgan festzulegen.

(3) Die Kassenanordnungen und die Auszahlungsnachweise sind grundsätzlich nach der sachlichen Buchung zu ordnen. Erfolgt eine Ablage auf andere Weise, muss sichergestellt sein, dass zeitnah darauf zugegriffen werden kann.

(4) Bei der Übernahme von Belegen auf Speichermedien oder auf Bildträger muss sichergestellt werden, dass die Belege nach der zeitlichen und sachlichen Buchung ausgewertet werden können und die Wiedergabe und die Daten mit den empfangenen Unterlagen und Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Sie müssen aber für die überörtliche Prüfung unverzüglich einsehbar sein.