(1) Werden automatisierte Verfahren für die Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, die Buchführung, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die Aufbewahrung von Büchern und Belegen eingesetzt, muss sichergestellt sein, dass

1. 1.

   die verwendeten Programme vor ihrer Anwendung von der Gemeinde geprüft und vom Bürgermeister zur Anwendung freigegeben worden sind, eine gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufbewahrte Dokumentation vorhanden ist und die erforderlichen Dienstanweisungen vorliegen,

2. 2.

   die Daten vollständig und richtig ermittelt, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden und die Richtigkeit und Vollständigkeit durch organisatorische und programmierte Kontrollen, beispielsweise durch Prüferfassung, Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen oder Prüfziffern, gewährleistet ist,

3. 3.

   nachvollziehbar dokumentiert ist, wer wann welche Verantwortung nach Nummer 2 wahrgenommen hat,

4. 4.

   Zugangs- und Zugriffskontrolle gewährleistet sind und in die automatisierte Datenverarbeitung nicht unbefugt eingegriffen werden kann,

5. 5.

   die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt gelesen, genutzt oder verändert werden können und Vorkehrungen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen worden sind,

6. 6.

   die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen, auch nach Änderung oder Ablösung der eingesetzten Programme, jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind; § 82 Abs. 3 ist zu beachten,

7. 7.

   die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und der Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben und jederzeit für Informations- und Prüfungszwecke innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können,

8. 8.

   Berichtigungen der Daten protokolliert, nachvollziehbar dokumentiert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,

9. 9.

   elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind und

10. 10.

    die Aufgabenbereiche Automatisierung der Kassengeschäfte und des Rechnungswesens sowie Erledigung von Kassengeschäften und die fachliche Sachbearbeitung gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden; die Aufgaben sollen nicht von demselben Beschäftigten wahrgenommen werden.

(2) Das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren, deren Sicherung und Kontrolle wird durch Dienstanweisung geregelt.

(3) Durch Dienstanweisung kann im Rahmen der Verwendung eines den Bestimmungen des Absatzes 1 entsprechenden automatisierten Verfahrens zugelassen werden, dass abweichend von der nach dieser Verordnung bestimmten Schriftform oder Unterschriftsleistung ein elektronisches Dokument mit einer elektronischen Signatur verwendet werden kann. § 86 bleibt davon unberührt.