(1) Unbeschadet der Verpflichtungen der Meldebehörde nach § 11 sind unverzüglich nach dem Wegzug oder dem Tod des Einwohners seine zu diesem Zeitpunkt im Melderegister gespeicherten Daten einschließlich der zum Nachweis ihrer Richtigkeit erforderlichen Hinweise dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten.

(2) Die Erfassung, Verwahrung, Erhaltung und Erschließung der Daten unterliegt im Falle der Übernahme den Bestimmungen des Thüringer Archivgesetzes. Die Benutzung ist entgegen § 16 des Thüringer Archivgesetzes jedoch nur im Rahmen des § 11 Abs. 3 Satz 2 zulässig.

(3) Erfolgt ein erneuter Zuzug des Einwohners in die Gemeinde, so ist dies dem zuständigen Archiv mitzuteilen. Die im Archiv vorhandenen Daten zu diesem Einwohner sind unverzüglich zu löschen.

(4) Karteikarten, die ausschließlich die in § 3 genannten Daten enthalten und die zur Aufgabenerfüllung der Meldebehörden nach § 11 Abs. 3 Satz 2 noch benötigt werden, sind nach Ablauf der 50-jährigen Aufbewahrung dem zuständigen Archiv anzubieten. Sie können dem zuständigen Archiv an Stelle der gesonderten Aufbewahrung zur Verwahrung angeboten werden, wenn gewährleistet ist, dass die Daten nur nach § 11 Abs. 3 Satz 2 verarbeitet oder genutzt werden können.

(5) Das Archiv hat ausreichende Datenschutzmaßnahmen zu treffen.