(1) Beihilfen werden auf schriftlichen Antrag der Beihilfeberechtigten oder des Beihilfeberechtigten unter Verwendung der von der Beihilfefestsetzungsstelle herausgegebenen Formblätter gewährt. Die Aufwendungen sind durch Belege nachzuweisen.

(2) Eine Beihilfe wird nur gewährt, wenn die Beihilfeberechtigte oder der Beihilfeberechtigte sie innerhalb eines Jahres nach Entstehung der Aufwendungen (§ 3 Absatz 4 Satz 2), spätestens jedoch ein Jahr nach der ersten Ausstellung der Rechnung beantragt hat. Die Beihilfe zu den Aufwendungen für Verpflegung bei Kuren (§ 6 Absatz 5 Nummer 7 ist innerhalb eines Jahres nach Beendigung der Kur zu beantragen. Bei Beihilfen nach § 4b Absatz 2 ist für den Beginn der Frist der letzte Tag des Monats, in dem die Pflege erbracht wurde, maßgebend. Hat ein Sozialhilfeträger vorgeleistet, beginnt die Frist mit dem Ersten des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Sozialhilfeträger die Aufwendungen bezahlt.

(3) Eine Beihilfe wird bei Mitgliedschaft in einer privaten Krankenversicherung nur gewährt, wenn die mit dem Antrag geltend gemachten beihilfefähigen Aufwendungen insgesamt mehr als 200 Euro betragen. Erreichen die beihilfefähigen Aufwendungen aus sechs Monaten diese Summe nicht, so ist abweichend von Satz 1 auch hierfür eine Beihilfe zu gewähren. Entsprechendes gilt bei Mitgliedschaft in einer gesetzlichen Krankenkasse oder Ersatzkasse, sofern diese anstelle von Sachleistungen Kostenerstattung gewährt hat.

(4) Die Beihilfefestsetzungsstelle kann auf Antrag der beihilfeberechtigten Person Abschlagszahlungen auf eine zu erwartende Beihilfe leisten. Sie kann die Beihilfe in Ausnahmefällen mit Zustimmung der beihilfeberechtigten Person an Dritte auszahlen.

(5) Die Beihilfeberechtigte oder der Beihilfeberechtigte hat die ihm von der Festsetzungsstelle zurückgegebenen Belege für die beihilfefähigen Aufwendungen noch drei Jahre nach dem Empfang der Beihilfe aufzubewahren und auf Anforderung vorzulegen, soweit sie nicht bei einer Versicherung bleiben. Die Festsetzungsstelle hat ihn bei der Rückgabe der Belege darauf hinzuweisen.

(6) Die bei der Bearbeitung der Beihilfe bekannt gewordenen Angelegenheiten sind vertraulich zu behandeln. Sie dürfen nur für den Zweck verwandt werden, für den sie bekannt zu geben sind, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Berechtigung oder Verpflichtung zur Offenbarung oder die Beihilfeberechtigte, der Beihilfeberechtigte, die Angehörige oder der Angehörige ist damit einverstanden. Die Beihilfefestsetzungsstelle hat die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen zu treffen, um die im Zusammenhang mit Verfahren auf Gewährung von Beihilfe stehenden personenbezogenen Daten (Beihilfedaten) vor unbefugter Kenntnisnahme und Nutzung zu schützen. Gleiches gilt für solche Beihilfestammdaten, die auf Grund der Beihilfefestsetzung aus Bezügedaten festzustellen sind.

(7) Die oberste Dienstbehörde kann Regelungen zur risikoorientierten Bearbeitung treffen. Dabei kann insbesondere geregelt werden, dass

1. 1.

   die Antragsprüfung sowie die Prüfungsintensität an bestimmte Wertgrenzen oder andere Kriterien geknüpft werden,

2. 2.

   Stichproben zulässig sind und

3. 3.

   verschiedenen Risikoklassen bestimmten Prüfungsintensitäten zugeordnet werden.