(1) Die Beihilfen werden auf Antrag gewährt. Die Aufwendungen sind durch Belege nachzuweisen. Über den Antrag entscheidet die Festsetzungsstelle. Die bei der Bearbeitung der Beihilfen bekannt gewordenen Angelegenheiten sind geheim zu halten. Sie dürfen nur für den Zweck verwandt werden, für den sie bekannt zu geben sind, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Berechtigung oder Verpflichtung zur Offenbarung oder der Beihilfeberechtigte oder der Angehörige ist damit schriftlich einverstanden.

(2) Eine Beihilfe wird nur gewährt, wenn der Beihilfeberechtigte sie innerhalb eines Jahres nach Entstehung der Aufwendungen (§ 3 Abs. 4 Satz 2), spätestens jedoch ein Jahr nach der ersten Ausstellung der Rechnung beantragt hat. Die Beihilfe zu den Aufwendungen für die Säuglings- und Kleinkinderausstattung (§ 9 Abs. 3) ist innerhalb eines Jahres nach der Geburt oder der Annahme als Kind, die Beihilfe zu den Aufwendungen in Todesfällen (§ 11 Abs. 1) innerhalb eines Jahres nach dem Tode, die Beihilfe zu den Aufwendungen für Verpflegung bei Heilkuren (§ 6 Abs. 5 Nr. 2) innerhalb eines Jahres nach Beendigung der Heilkur zu beantragen. Bei Beihilfen nach § 4a Abs. 4 ist für den Beginn der Frist der letzte Tag des Monats, in dem die Pflege erbracht wurde, maßgebend. Hat ein Sozialhilfeträger vorgeleistet, beginnt die Frist mit dem Ersten des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Sozialhilfeträger die Aufwendungen bezahlt.

(3) Eine Beihilfe wird bei Mitgliedschaft in einer privaten Krankenversicherung nur gewährt, wenn die mit dem Antrag geltend gemachten beihilfefähigen Aufwendungen insgesamt mehr als 300 DM betragen. Erreichen die beihilfefähigen Aufwendungen aus sechs Monaten diese Summe nicht, so ist abweichend von Satz 1 auch hierfür eine Beihilfe zu gewähren. Entsprechendes gilt bei Mitgliedschaft in einer gesetzlichen Krankenkasse oder Ersatzkasse, sofern diese an Stelle von Sachleistungen Kostenerstattung gewährt hat.

(4) Die Beihilfe ist auf volle Deutsche Mark abzurunden.

(5) Auf eine zu erwartende Beihilfe können angemessene Abschlagszahlungen geleistet werden.

(6) Der Beihilfeberechtigte hat die ihm von der Festsetzungsstelle zurückgegebenen Belege für die beihilfefähigen Aufwendungen noch drei Jahre nach dem Empfang der Beihilfe aufzubewahren und auf Anforderung vorzulegen, soweit sie nicht bei einer Versicherung bleiben. Die Festsetzungsstelle hat ihn bei der Rückgabe der Belege darauf hinzuweisen.