(1) Die Genehmigung der Nutzung erfolgt auf Antrag, der schriftlich oder elektronisch beim Landesarchiv zu stellen ist. Hierbei ist separat für jedes Nutzungsvorhaben Folgendes anzugeben:

1. 1.

   der Zweck und der Gegenstand der Nutzung in möglichst präziser zeitlicher und sachlicher Eingrenzung,

2. 2.

   der Name, der Vorname und die Anschrift der antragstellenden Person oder der beauftragenden Person, wenn die Nutzung im Auftrag einer oder eines Dritten erfolgt, oder

3. 3.

   im Falle der Vertretung der Name, der Vorname und die Anschrift der Vertreterin oder des Vertreters unter Nachweis der Vertretungsvollmacht. Im Falle der Antragstellung durch juristische Personen, Vereinigungen und Behörden gilt § 12 Absatz 1 Nummer 3 und 4 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 12. November 1999 (GV. NRW. S. 602), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 20. Mai 2014 (GV. NRW. S. 294) geändert worden ist, für die Leitungen, Vertretungen und Beauftragten entsprechend.

Die antragstellende Person ist verpflichtet, diese Angaben in zutreffender Art und Weise und der Wahrheit entsprechend zu machen und sich auf Verlangen auszuweisen. Ansonsten kann die Genehmigung widerrufen werden. Vor Einsichtnahme in Archivgut müssen minderjährige antragstellende Personen die Einwilligungserklärung ihres gesetzlichen Vertreters oder ihrer gesetzlichen Vertreterin vorlegen. Für Schülergruppen stellt die betreuende Lehrkraft einen Sammelantrag.

(2) Das Landesarchiv ist berechtigt, die Nutzung von Archivgut von der Vorlage eines auf die Nutzerin oder den Nutzer ausgestellten Nutzungsausweises abhängig zu machen.

(3) Abweichend von Absatz 2 kann bei Nutzungen nach § 3 Absatz 2, insbesondere bei schriftlichen oder elektronischen Anfragen, auf die Ausstellung eines Nutzungsausweises verzichtet werden.

(4) Über den Nutzungsantrag entscheidet das Landesarchiv, das die Genehmigung an Bedingungen knüpfen und mit Auflagen versehen kann. Auf eine bestimmte Art, Form oder einen bestimmten Umfang der Nutzung besteht kein Anspruch. Nutzungsgenehmigungen sind fünf Kalenderjahre ab Erteilung der Genehmigung gültig.

(5) Die Nutzungsgenehmigung kann außer aus den in § 6 Absatz 2 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen genannten Gründen eingeschränkt oder versagt werden, wenn

1. 1.

   die antragstellende Person bei früherer Nutzung von Archivgut schwerwiegend gegen die Archivnutzungsordnung verstoßen oder festgelegte Nutzungsbedingungen oder -auflagen nicht eingehalten hat,

2. 2.

   der Ordnungszustand des Archivguts oder Vereinbarungen mit Eigentümerinnen oder Eigentümern von Archivgut dies erfordern,

3. 3.

   Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Nutzung nicht verfügbar ist,

4. 4.

   die personellen und sachlichen Kapazitäten des Landesarchivs vorübergehend eine Nutzung nicht zulassen oder

5. 5.

   der mit der Nutzung verfolgte Zweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder andere Veröffentlichungen oder in Reproduktionen erreicht werden kann.

Bei Versagung der Nutzungsgenehmigung sind die Gründe - auf Antrag schriftlich oder elektronisch - mitzuteilen.

(6) Die nutzende Person ist zu verpflichten, alle Bestimmungen des Landesarchivs zu beachten und Nutzungsbedingungen oder Nutzungsauflagen einzuhalten. Zudem ist sie verpflichtet, Urheber- oder Persönlichkeitsrechte sowie andere schutzwürdige Belange Dritter zu beachten. Auf Verlangen hat sie darüber eine Erklärung in schriftlicher Form abzugeben.