(1) Die zuständige Stelle führt über die betroffene Person eine Sicherheitsakte, in die alle die Sicherheitsüberprüfung betreffenden Informationen aufzunehmen sind. Insbesondere aufzunehmen sind:

1. 1.

   Sicherheitserklärungen (auch früher abgegebene) mit Lichtbild,

2. 2.

   Vermerke über geführte Sicherheitsgespräche mit der betroffenen Person oder der mitbetroffenen Person und erteilte Auflagen,

3. 3.

   gegebenenfalls der Antrag auf Feststellung einer eventuellen Tätigkeit für den Staatssicherheitsdienst der Deutschen Demokratischen Republik sowie die Auskunft der oder des Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik,

4. 4.

   das Ergebnis der Sicherheitsüberprüfung einschließlich sicherheitserheblicher Erkenntnisse und Erkenntnisse über ein Sicherheitsrisiko,

5. 5.

   Vermerke über die Einsichtnahme in die Personalakte und

6. 6.

   Mitteilungen der mitwirkenden Behörde nach § 20.

(2) Informationen über die persönlichen, dienstlichen und arbeitsrechtlichen Verhältnisse der Personen, die mit einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit befasst sind, sind zur Sicherheitsakte zu nehmen, soweit sie für die sicherheitsmäßige Beurteilung erheblich sind. Dazu zählen insbesondere:

1. 1.

   Zuweisung oder Nichtaufnahme, Übertragung einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit, die dazu erteilte Ermächtigung sowie deren Änderungen und Beendigung,

2. 2.

   Umsetzung, Abordnung, Versetzung und Ausscheiden,

3. 3.

   Beginn oder Ende einer auf Dauer angelegten Gemeinschaft, Änderungen des Familienstandes, des Namens, eines Wohnsitzes und der Staatsangehörigkeit,

4. 4.

   Anhaltspunkte für Überschuldung, insbesondere Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Mitteilung über abgeschlossene Insolvenzverfahren sowie Beschlüsse zur Eröffnung eines Insolvenzverfahrens und zur Restschuldbefreiung,

5. 5.

   Straf- und Disziplinarsachen sowie dienst- und arbeitsrechtliche Maßnahmen,

6. 6.

   Nebentätigkeiten,

7. 7.

   Anhaltspunkte für eine Suchterkrankung (Alkohol-, Drogen-, Tablettenmissbrauch, Spielsucht) und

8. 8.

   sonstige Erkenntnisse, die für die sicherheitsmäßige Beurteilung erforderlich sein können.

(3) Die Sicherheitsakte ist nicht Bestandteil der Personalakte. Sie ist gesondert zu führen und darf weder der personalverwaltenden Stelle noch der betroffenen Person zugänglich gemacht werden, soweit dieses Gesetz nicht etwas anderes vorsieht. Im Falle des Wechsels der Dienststelle oder des Dienstherrn beziehungsweise Arbeitgebers ist die Sicherheitsakte an den Geheimschutzbeauftragten der neu zuständigen Stelle abzugeben, wenn auch dort eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit ausgeübt werden soll. Zum Zwecke der Prüfung nach § 3 Absatz 1 Satz 3 kann der anfordernden Stelle die Sicherheitsakte zur Einsichtnahme übersandt werden.

(4) Die mitwirkende Behörde führt über die betroffene Person eine Sicherheitsüberprüfungsakte, in die aufzunehmen sind:

1. 1.

   Informationen, welche die Sicherheitsüberprüfung, die durchgeführten Maßnahmen, die daraus gewonnenen Erkenntnisse und das Ergebnis betreffen und

2. 2.

   die Informationen gemäß Absatz 2.

Absatz 3 Satz 1 und 2 gilt entsprechend. Im Falle eines Wechsels der Dienststelle oder des Dienstherrn ist die Sicherheitsüberprüfungsakte auf Anforderung an die zuständige mitwirkende Behörde abzugeben, wenn eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit nicht nur vorübergehend ausgeübt werden soll.

(5) Die zuständige Stelle ist verpflichtet, die in Absatz 2 genannten Daten unverzüglich der mitwirkenden Behörde zu übermitteln.

(6) Die Sicherheitsakte und die Sicherheitsüberprüfungsakte dürfen auch in elektronischer Form geführt werden. Eine Abfrage personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn für die Daten die Voraussetzungen der Speicherung nach § 24 vorliegen. Der automatisierte Abgleich personenbezogener Daten ist unzulässig.

(7) Bei jeder Abfrage einer Sicherheitsüberprüfungsakte nach Absatz 6 sind für Zwecke der Datenschutzkontrolle der Zeitpunkt, die Angaben, die die Feststellung der abgefragten Daten ermöglichen, Veränderungen und Löschungen von Daten sowie Angaben zur Feststellung des Abfragenden zu protokollieren. Die protokollierten Daten dürfen nur für Zwecke der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der Datenverarbeitungsanlage verwendet werden. Die Protokolldaten sind am Ende des Kalenderjahres, das dem Jahr der Protokollierung folgt, zu löschen.

(8) Die Verfassungsschutzbehörde darf bei der Sicherheitsüberprüfung der in § 4 Absatz 4 genannten Personen die Sicherheitsakte zusammen mit der Sicherheitsüberprüfungsakte in einem gemeinsamen Aktenvorgang unter Beachtung der für die jeweiligen Akten geltenden unterschiedlichen Verwendungs- und Auskunftsregelungen führen.