(1) Die Bücher und Belege sind sicher und geordnet aufzubewahren. Begründende Unterlagen sind dann zu den Belegen zu nehmen, wenn sie nicht bei den anordnenden Stellen aufbewahrt werden.

(2) Die Jahresrechnung ist dauernd aufzubewahren, bei Verwendung automatisierter Verfahren auch in ausgedruckter Form. Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege fünf Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Aufstellung der Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres und enden frühestens sechs Monate nach der Beschlussfassung über die Entlastung. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Gutschriften und Lastschriften der Kreditinstitute sind wie Belege aufzubewahren. Einzelblätter der Jahresrechnung und ihrer Bestandteile sind unlösbar miteinander zu verbinden.

(3) Werden Bücher in visuell lesbarer Form geführt, können diese und die Belege nach Abschluss der örtlichen Prüfung auf elektronischen Speichermedien oder auf Bildträgern unter Beachtung der Fristen nach Absatz 2 aufbewahrt werden.