(1) Schriftstücke, die das Gnadenverfahren betreffen, werden nicht in die Sachakten eingeheftet, sondern zu einem für jeden Verurteilten anzulegenden Gnadenheft vereinigt. Zu dem Gnadenheft, das für das erste Gnadengesuch (§ 8 Abs. 1) oder für die erste Gnadenanregung (§ 7 Abs. 2) gebildet worden ist, werden alle späteren Vorgänge über denselben Verurteilten, die dieselbe Strafsache betreffen, auch dann genommen, wenn die Sache erneut in das Register eingetragen wird.

(2) Gesuche, die lediglich Gerichtskosten und Kosten der Strafvollstreckung betreffen, sind nur dann zu dem Gnadenheft zu nehmen, wenn der Gnadenbehörde nach § 45 die Bearbeitung des Gesuches obliegt.

(3) Das Aktenzeichen des Heftes wird aus dem Registerzeichen Gns und der Nummer im Register für Gnadensachen (§ 22) unter Beifügung der durch einen Schrägstrich getrennten abgekürzten Jahreszahl gebildet (z.B. Gns 136/76). Erhält ein Gnadenheft eine neue Nummer, so wird die frühere Nummer auf der Hülle des Heftes durchgestrichen.

(4) Auf der ersten Umschlagseite des Gnadenheftes werden Name und Wohnung des Verurteilten sowie das Aktenzeichen angegeben. Hat der Träger des Gnadenrechts oder der Justizminister Berichterstattung angeordnet, so wird ein entsprechender Vermerk auf der ersten Umschlagseite auffällig angebracht.

(5) Das Gnadenheft wird grundsätzlich bei den Sachakten aufbewahrt. Ist die Gnadenstelle Gnadenbehörde, so bleibt das Gnadenheft zunächst bei ihr. Ist dem Verurteilten bedingte Strafaussetzung bewilligt worden, gibt die Gnadenstelle das Gnadenheft ein Jahr nach der Schlussentscheidung (§ 36), in allen anderen Fällen ein Jahr nach dem endgültigen Abschluss des Gnadenverfahrens (§ 22 Abs. 4) zu den Sachakten. Sind Sachakten nicht vorhanden oder werden diese von einer Behörde außerhalb des Landes Nordrhein-Westfalen verwahrt, verbleibt das Gnadenheft endgültig bei der Gnadenbehörde.

(6) Das Gnadenheft wird mit den Sachakten vernichtet. In den Fällen des Absatzes 5 Satz 4 bestimmt sich die Dauer der Aufbewahrungszeit für das Gnadenheft nach den für Strafakten geltenden Aufbewahrungsfristen.