(1) Die Geschäftsstellen der Gnadenbehörden führen für Gnadensachen das Register Gns nach dem Vordruck Gn 2. Das Register wird jahrgangsweise geführt.

(2) In das Register werden die bei der Gnadenbehörde eingehenden Gnadengesuche (§ 8 Abs. 1), die Gnadennregungen (§ 7 Abs. 2) und die sonstigen von der Gnadenbehörde zu bearbeitenden Gnadensachen eingetragen.

(3) Für jeden Verurteilten wird eine besondere Nummer des Registers benutzt, auch wenn ein Gnadengesuch (§ 8 Abs. 1) oder eine Gnadenanregung (§ 7 Abs. 2) mehrere Verurteilte betrifft. In diesem Falle werden die Kontrollvermerke in Spalte 7, wenn nicht eine getrennte Behandlung für jeden Verurteilten eingeleitet wird, nur bei einer Nummer angebracht, auf die bei den anderen verwiesen wird.

(4) Weitere Gesuche oder Anregungen, die dieselbe Person und dieselbe Verurteilung betreffen, sind nur darin besonders einzutragen, wenn das Gnadenverfahren vor dem Eingang der weiteren Eingabe bereits endgültig abgeschlossen war. Das Gnadenverfahren ist endgültig abgeschlossen mit dem Eingang einer Mitteilung nach § 10 Abs. 4, sofern eine Entscheidung getroffen worden ist, die dem Ziel des Gnadengesuchs entspricht, ferner mit der Bekanntmachung der Gnadenentscheidung nach § 18 oder mit der Erledigung des Gnadenverfahrens auf andere Weise. Werden gegen die von der Gnadenbehörde getroffenen Entscheidungen Einwendungen erhoben, so gilt das Gnadenverfahren nicht als endgültig abgeschlossen. Die Einwendungen sind mit dem Datum ihres Eingangs in Spalte 7 zu vermerken. Ferner ist in Spalte 7 das Datum der auf die Einwendung ergangenen Entscheidung zu vermerken und der Buchstabe "Ä" anzufügen, wenn die angegriffene Entscheidung der Gnadenbehörde zumindest teilweise abgeändert worden ist. Wird nach dieser Vorschrift ein Eingang neu eingetragen, so wird bei der früheren Eintragung in Spalte 7 auf die neue Nummer verwiesen.

(5) Ist dem Verurteilten bedingte Strafaussetzung bewilligt worden, so ist die Zurücknahme (§ 31) oder der Widerruf des Gnadenerweises (§ 34 Abs. 4, § 36 Abs. 2, § 38) oder der Erlass der ausgesetzten Strafe (§ 36 Abs. 1, § 38) in der Spalte 7 bei der Nummer des Registers zu vermerken, unter der die bedingte Strafaussetzung bewilligt worden ist.

(6) Zu dem Register wird ein alphabetisches, auf die laufenden Nummern des Registers verweisendes Namensverzeichnis nach den Namen der Verurteilten geführt.