(1) Ohne Einwilligung des Beamten ist es zulässig, die Personalakte für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft der obersten Dienstbehörde oder einer im Rahmen der Dienstaufsicht weisungsbefugten Behörde vorzulegen. Das gleiche gilt für Behörden desselben Geschäftsbereichs, soweit die Vorlage zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung notwendig ist, sowie für Behörden eines anderen Geschäftsbereiches desselben Dienstherrn, soweit diese an einer Personalentscheidung mitzuwirken haben. Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden Behörde ein medizinisches Gutachten erstellen, darf die Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung vorgelegt werden. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend. Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer Vorlage abzusehen.

(2) Die obersten Dienstbehörden können zur Erfüllung ihrer Aufgaben bei Behörden, über die sie die Dienstaufsicht ausüben, Personalaktendaten automatisiert abrufen, soweit dies zur Personalentwicklung, Personalbedarfsermittlung oder Personaleinsatzplanung, zur Stellenbewirtschaftung oder im Rahmen rechtlich vorgeschriebener Statistiken erforderlich ist.

(3) Soweit eine andere als die personalverwaltende Behörde für einzelne mit der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verbundene Aufgaben zuständig ist, kann die oberste Dienstbehörde Personalaktendaten an diese andere Behörde übermitteln, sofern dies zu deren Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Die Übermittlung kann im Wege des automatisierten Abrufs erfolgen, wenn die Einrichtung eines solchen Verfahrens und der Abruf unter Berücksichtigung der schutzwürdigen Interessen der Beamten und der Aufgaben des Empfängers angemessen und eine mindestens stichprobenartige Abrufkontrolle gewährleistet ist.

(4) Anderen nicht betroffenen Personen dürfen Auskünfte nur mit Einwilligung des Beamten erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen der anderen nicht betroffenen Person die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Beamten schriftlich mitzuteilen. Hinterbliebenen des Beamten und deren Bevollmächtigten ist Auskunft zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen und ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird.

(5) Übermittlung und Auskunft sind auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken.