(1) Personalaktendaten dürfen in Dateien nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet werden. Ein automatisierter Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist.

(2) Personalaktendaten im Sinne des § 112 dürfen im Wege des automatisierten Verfahrens nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt verarbeitet werden.

(3) Von den Unterlagen über medizinische oder psychologische Untersuchungen und Tests dürfen im Rahmen der Personalverwaltung Ergebnisse nur automatisiert verarbeitet werden, soweit sie die Eignung betreffen und ihre Verarbeitung dem Schutz der Beamtin oder des Beamten dient.

(4) Beamtenrechtliche Entscheidungen dürfen nicht ausschließlich auf Informationen und Erkenntnisse gestützt werden, die unmittelbar durch automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gewonnen werden. In Beihilfeangelegenheiten dürfen beamtenrechtliche Entscheidungen vollständig durch automatische Einrichtungen erlassen werden, wenn weder ein Ermessen noch ein Beurteilungsspielraum besteht. Die Festsetzungsstelle für die Beihilfe kann bei der elektronischen Datenverarbeitung für Zwecke der Rechnungsprüfung unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit automationsgestützte Systeme einsetzen (Risikomanagementsysteme). Ein Risikomanagementsystem muss

1. 1.

   durch Zufallsauswahl eine hinreichende Anzahl von Fällen zur umfassenden Prüfung durch Amtsträger bereitstellen,

2. 2.

   die Prüfung der bereitgestellten Fälle sicherstellen,

3. 3.

   die Möglichkeit bieten, dass Amtsträger Fälle für eine umfassende Prüfung auswählen können,

4. 4.

   die regelmäßige Überprüfung des Risikomanagementsystems auf seine Zielerfüllung ermöglichen.

Einzelheiten des Risikomanagementsystems dürfen nicht veröffentlicht werden. Wird ein Risikomanagementsystem in Beihilfeangelegenheiten eingesetzt, können abweichend von Satz 2 auch beamtenrechtliche Entscheidungen mit Ermessens- oder Beurteilungsspielraum vollständig durch automatische Einrichtungen erlassen werden, sofern dem Antrag der beihilfeberechtigten Person vollständig entsprochen wird.

(5) Bei erstmaliger Speicherung ist der oder dem Betroffenen die Art der über sie oder ihn gemäß Absatz 1 gespeicherten Daten mitzuteilen, bei wesentlichen Änderungen ist sie oder er zu benachrichtigen. Ferner sind die Verarbeitungsformen automatisierter Personalverwaltungsverfahren zu dokumentieren und einschließlich des jeweiligen Verarbeitungszwecks, der regelmäßigen Empfänger, des Inhalts automatisierter Datenübermittlung und in den Fällen des § 115 Absatz 2 und 3 Satz 2 der abrufenden Behörden allgemein bekannt zu geben.