(1) Unterlagen über Beihilfe sind stets als Teilakte (Beihilfeakte) zu führen. Zur Beihilfeakte gehören

1. 1.

   Anträge und Formblätter sowie Bescheide und sonstige Schreiben der Festsetzungsstelle im Verwaltungsverfahren,

2. 2.

   Unterlagen, aus denen keine Art der Erkrankung ersichtlich ist, Versicherungsnachweise, Steuerbescheide, Sterbeurkunden, Schwerbehindertenausweise und Erklärungen, die zum Nachweis von personenbezogenen, medizinischen und sonstigen Grunddaten dienen, wenn deren Kenntnis bei der Bearbeitung von Folgeanträgen erforderlich ist (Dauerbelege) und

3. 3.

   Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, die dem Nachweis der Antrags- und Anspruchsvoraussetzungen dienen (Beihilfebelege).

Die Beihilfeakte ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Sie ist in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit zu bearbeiten; Zugang haben nur Beschäftigte dieser Organisationseinheit.

(2) Die Beihilfeakte darf für andere als für Beihilfezwecke und Zwecke der Rechnungsprüfung nur verarbeitet werden, wenn

1. 1.

   die Beihilfeberechtigten und die bei der Beihilfegewährung berücksichtigungsfähigen Personen im Einzelfall einwilligen,

2. 2.

   die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder

3. 3.

   soweit es aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist.

(3) Personenbezogene Daten in Beilhilfebelegen dürfen nach Abschluss der Bearbeitung nur verarbeitet werden, wenn dies für folgende Zwecke erforderlich ist:

1. 1.

   zur Prüfung der Anfragen der betroffenen beihilfeberechtigten Person,

2. 2.

   zur Prüfung von Mehrfacherstattungen,

3. 3.

   für Zwecke der Rechnungsprüfung oder

4. 4.

   zur Prüfung der Erstattungsleistungen bei Bestehen tatsächlicher Anhaltspunkte, dass Antragstellerinnen oder Antragstellern Aufwendungen erstattet wurden, die nicht oder nicht in diesem Umfang entstanden sind.

Die Einhaltung der Zugriffsbeschränkung ist durch organisatorische und technische Maßnahmen sicherzustellen.

(4) Die erforderlichen personenbezogenen Daten aus Arzneimittelverschreibungen im Sinne des § 1 des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel vom 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2262, 2275), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 7. November 2022 (BGBl. I S. 1990) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, dürfen an die Treuhänder ausschließlich zum Zweck der Prüfung gemäß § 3 des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel übermittelt werden.

(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.