(1) ¹Die Gnadenvorgänge werden nicht in die Akten eingeheftet, sondern in einem für jede verurteilte Person anzulegenden Gnadenheft gesondert bei den Akten verwahrt. ²Bei Versendung der Akten sind die Gnadenhefte grundsätzlich zurückzubehalten.

(2) Gesuche, die lediglich Gerichtskosten betreffen, gehören nur dann zu den Gnadenakten, wenn sie mit einem noch nicht erledigten Gesuch um Straferlass oder einem sonstigen Gnadenerweis im Zusammenhang stehen.

(3) ¹Auf der ersten Umschlagseite des Gnadenheftes werden Name, Beruf und die Anschrift der verurteilten Person sowie das Aktenzeichen angegeben. ²Hat die Ministerin oder der Minister der Justiz, für Integration und Europa einen Bericht erbeten, so wird ein entsprechender Vermerk auf der ersten Umschlagseite auffällig angebracht.

(4) ¹Das Aktenzeichen des Heftes wird gebildet durch die Bezeichnung "Gns" und die sich aus dem Register ergebende nächste Eintragungsnummer. ²Sobald ein Heft eine neue Nummer erhält, wird die frühere Nummer auf der Hülle des Heftes durchgestrichen. ³Das Heft wird nach Erledigung des Gnadenverfahrens bei den Strafakten aufbewahrt.

(5) Das Gnadenheft wird mit den Hauptakten vernichtet.