(1) Die Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren. Sind begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.

(2) Die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse und die Gesamtabschlüsse sowie die Prüfberichte nach § 141 Abs. 3 des Kommunalverfassungsgesetzes sind dauernd in Papierform aufzubewahren. Die die Eröffnungsbilanz begründenden Unterlagen, insbesondere die Bewertungsunterlagen, sind mindestens zwanzig Jahre sowie in Abhängigkeit von den für die Nachweisführung vorzuhaltenden erforderlichen Informationen in Papierform oder elektronisch aufzubewahren.

(3) Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege sieben Jahre aufzubewahren. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlussfassung über den Jahresabschluss folgenden Haushaltsjahres. Gutschriften und Lastschriften der Kreditinstitute sind wie Belege aufzubewahren.

(4) Werden die Bücher in Papierform geführt, können diese und die Belege in Papierform nach Beschlussfassung der Vertretung nach § 120 des Kommunalverfassungsgesetzes gescannt, elektronisch gespeichert und anschließend vernichtet werden. Die im Zusammenhang mit der Vernichtung von Büchern und Belegen in Papierform erforderliche Risikoabwägung ist in Abstimmung mit der örtlichen Rechnungsprüfung zu treffen. Dabei ist besonders zu berücksichtigen, dass die korrekte Abrechnung von Leistungen vor allem auch im Rahmen von Rechts Streitigkeiten und Förderverfahren sichergestellt bleiben muss.

(5) Darüber hinaus ist zu beachten, dass sich aufgrund von anderen Vorschriften auch längere als die hier geregelten Aufbewahrungsfristen ergeben können.

(6) Das Verfahren, mit dem die Bücher und Belege mit einem Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt werden, muss dokumentiert werden. In der Folge des Scanvorgangs soll das digitale Belegabbild unter Wahrung der Belegfunktion den Papierbeleg für Nachweis- und Dokumentationszwecke vollständig ersetzen (ersetzendes Scannen). Die weitere Bearbeitung darf nur mit dem gespeicherten Beleg erfolgen.

(7) Der Hauptverwaltungsbeamte regelt die Verfahrensdokumentation, die Berechtigungen und Vertretungsregelungen für das ersetzende Scannen.