(1) Die Kommune ist zur Erfüllung der in § 20 Abs. 1 genannten Aufgabe verpflichtet, Bücher in Papierform oder elektronischer Form zu führen, in denen

1. 1.

   alle Vorgänge, die zu einer Änderung der Höhe oder der Zusammensetzung des Vermögens und der Schulden führen,

2. 2.

   alle Erträge und Aufwendungen,

3. 3.

   alle Ein- und Auszahlungen und

4. 4.

   die sonstigen, nicht das Vermögen der Kommune berührenden wirtschaftlichen Vorgänge, insbesondere durchlaufende Finanzmittel,

nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufgezeichnet werden. Für die elektronische Buchführung von umsatzsteuerpflichtigen Vorgängen gelten ergänzend die im Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 28. November 2019 festgelegten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

(2) Die Buchungen sind nach zeitlicher Ordnung im Zeitbuch und nach sachlicher Ordnung im Sachbuch vorzunehmen. Das Zeitbuch und das Sachbuch können durch Nebenbücher ergänzt werden. Die Ergebnisse der Nebenbücher sind mindestens vierteljährlich in das Sachbuch zu übernehmen. Der Hauptverwaltungsbeamte bestimmt, welche weiteren Bücher geführt werden.

(3) Das Zeitbuch umfasst mindestens:

1. 1.

   die laufende Nummer,

2. 2.

   den Buchungstag,

3. 3.

   ein Identifikationsmerkmal, das die Verbindung mit der Buchung im Sachbuch herstellt und

4. 4.

   den Betrag.

(4) Das Sachbuch enthält die für die Aufstellung der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Vermögensrechnung erforderlichen Konten nach dem Kontenrahmenplan und mindestens:

1. 1.

   die laufende Nummer,

2. 2.

   den Buchungstag,

3. 3.

   ein Identifikationsmerkmal, das die Verbindung mit der zeitlichen Buchung und dem Beleg herstellt,

4. 4.

   den Betrag und

5. 5.

   den Buchungssatz.

(5) Die Bücher müssen Auswertungen nach dem Konten- und dem Produktrahmenplan sowie in zeitlicher Ordnung zulassen.

(6) Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen.

(7) Alle Buchungen in der Kommunalkasse müssen durch Unterlagen, aus denen sich der Grund der Buchung ergibt (begründende Unterlagen), belegt sein. Die Buchungsbelege müssen Hinweise enthalten, die eine Verbindung zu den Eintragungen in den Büchern hersteilen. Erfolgt die Bearbeitung auf elektronischem Wege ist dies über die Vergabe von Identifikationsmerkmalen zu regeln.

(8) Für jede Rechnung ist die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) sowie die Lesbarkeit zu gewährleisten.