(1) Die zuständige Stelle führt über die betroffene Person eine Sicherheitsakte, in die alle die Sicherheitsüberprüfung betreffenden Informationen aufzunehmen sind. Dazu zählen insbesondere:

1. 1.

   Sicherheitserklärungen (auch früher abgegebene) mit Lichtbild,

2. 2.

   gegebenenfalls Vermerke über mit der betroffenen Person oder mit dem in die Sicherheitsüberprüfung einbezogenen Ehegatten oder Lebenspartner geführte Sicherheitsgespräche,

3. 3.

   gegebenenfalls der Antrag auf Feststellung einer eventuellen Tätigkeit für den Staatssicherheitsdienst der Deutschen Demokratischen Republik sowie die Auskunft des Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik,

4. 4.

   das Ergebnis der Sicherheitsüberprüfung einschließlich sicherheitserheblicher Erkenntnisse und Erkenntnisse über ein Sicherheitsrisiko,

5. 5.

   gegebenenfalls Vermerke über Zeitpunkt und Ergebnis von Vergleichen zwischen Sicherheits- und Personalakte,

6. 6.

   Mitteilungen der mitwirkenden Behörde nach § 17.

(2) Informationen über die persönlichen, dienstlichen und arbeitsrechtlichen Verhältnisse der Personen, die eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit ausüben, sind zur Sicherheitsakte zu nehmen, soweit sie für die sicherheitsmäßige Beurteilung erheblich sind. Dazu zählen insbesondere:

1. 1.

   Zuweisung, Übertragung einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit, die dazu erteilte Ermächtigung sowie deren Änderungen und Beendigung,

2. 2.

   Umsetzung, Abordnung, Versetzung und Ausscheiden,

3. 3.

   Änderungen des Namens, des Vornamens, des Geschlechtseintrages, eines Wohnsitzes und der Staatsangehörigkeit,

4. 4.

   Beginn oder Ende einer Ehe, einer Lebenspartnerschaft oder einer auf Dauer angelegten Gemeinschaft,

5. 5.

   Anhaltspunkte für geistige oder seelische Störungen, für Alkohol-, Drogen- oder Tablettenmissbrauch,

6. 6.

   Anhaltspunkte für Überschuldung, insbesondere Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Mitteilungen über abgeschlossene Insolvenzverfahren sowie Beschlüsse zur Eröffnung eines Insolvenzverfahrens und zur Restschuldbefreiung sowie

7. 7.

   Strafverfahren einschließlich Ermittlungsverfahren und Disziplinarverfahren sowie dienst- und arbeitsrechtliche Maßnahmen.

(3) Die Sicherheitsakte ist keine Personalakte. Sie ist gesondert zu führen und darf weder der personalverwaltenden Stelle noch der betroffenen Person zugänglich gemacht werden. Im Falle des Wechsels der Dienststelle oder des Dienstherrn ist die Sicherheitsakte an die neue Beschäftigungsstelle abzugeben, wenn auch dort eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit ausgeübt werden soll. Zum Zwecke der Prüfung nach § 2 Absatz 1 Satz 4 kann der anfordernden Stelle die Sicherheitsakte zur Einsichtnahme übersandt werden.

(4) Die mitwirkende Behörde führt über die betroffene Person eine Sicherheitsüberprüfungsakte, in die aufzunehmen sind:

1. 1.

   Informationen, die die Sicherheitsüberprüfung, die durchgeführten Maßnahmen und das Ergebnis betreffen,

2. 2.

   das Ausscheiden aus oder die Nichtaufnahme der sicherheitsempfindlichen Tätigkeit,

3. 3.

   Änderungen des Namens, des Vornamens, des Geschlechtseintrages, eines Wohnsitzes und der Staatsangehörigkeit,

4. 4.

   Beginn oder Ende einer Ehe, einer Lebenspartnerschaft oder einer auf Dauer angelegten Gemeinschaft.

Die in Absatz 2 Satz 2 Nummer 5 bis 7 genannten Daten sind zur Sicherheitsüberprüfungsakte zu nehmen, wenn sie sicherheitserheblich sind. Absatz 3 Satz 1 und 2 gilt entsprechend. Im Falle des Wechsels der Dienststelle oder des Dienstherrn ist die Sicherheitsüberprüfungsakte auf Anforderung an die zuständige mitwirkende Behörde abzugeben, wenn eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit nicht nur vorübergehend ausgeübt werden soll.

(5) Die zuständige Stelle ist verpflichtet, die in Absatz 4 Satz 1 Nummer 3 und 4 und Satz 2 genannten Daten unverzüglich der mitwirkenden Behörde zu übermitteln. Die Übermittlung der in Absatz 4 Satz 1 Nr. 2 genannten Daten erfolgt nach den in § 23 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 festgelegten Fristen. Die in Absatz 4 Satz 1 Nummer 2 genannten Daten sind unverzüglich der mitwirkenden Behörde zu übermitteln, wenn sicherheitserhebliche Erkenntnisse oder Erkenntnisse, die ein Sicherheitsrisiko begründen, vorliegen.

(6) Die Sicherheitsakte und die Sicherheitsüberprüfungsakte dürfen auch in elektronischer Form geführt werden. Insoweit kommen die Regelungen zu personenbezogenen Daten in Akten Absatz 1 bis 4 und 8, § 20 und § 23 Absatz 1 zur Anwendung. Eine Abfrage personenbezogener Daten mittels automatisierter Verarbeitung ist nur zulässig, wenn für die Daten die Voraussetzung der Speicherung nach § 21 vorliegt. Der automatisierte Abgleich personenbezogener Daten ist unzulässig.

(7) Bei jeder Abfrage einer Sicherheitsüberprüfungsakte mittels automatisierter Verarbeitung nach Absatz 6 sind für Zwecke der Datenschutzkontrolle der Zeitpunkt, die Angaben, die die Feststellung der abgefragten Daten ermöglichen, sowie Angaben zur Feststellung des Abfragenden zu protokollieren. Die protokollierten Daten dürfen nur für Zwecke der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung, zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der Datenverarbeitungsanlage sowie für hiermit in Zusammenhang stehende Maßnahmen gegenüber Bediensteten verwendet werden. Die Protokolldaten sind nach Ablauf von zwei Jahren zu löschen. Die Löschung dieser Daten unterbleibt, soweit die Daten für Maßnahmen gegenüber Bediensteten nach Satz 2 von Bedeutung sein können. In diesem Fall ist die Verarbeitung der Daten einzuschränken; sie dürfen nur für diesen Zweck verwendet werden.

(8) Das Landesamt für Verfassungsschutz darf bei der Sicherheitsüberprüfung von Personen im Sinne des § 3 Absatz 8 Satz 1 die Sicherheitsakte zusammen mit der Sicherheitsüberprüfungsakte in einem gemeinsamen Aktenvorgang unter Beachtung der für die jeweiligen Akten geltenden unterschiedlichen Verwendungs- und Auskunftsregelungen führen.