Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu führen. Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Sie soll in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden. Die Organisationseinheit, in der die Beihilfeakte bearbeitet wird, darf mit den technischen Schritten zur Abbildung der Beihilfeanträge und der diesen zugrunde liegenden Belege geeignete Dritte beauftragen; dabei bleibt sie für den Schutz der Daten verantwortlich. Im Übrigen dürfen nur mit der Beihilfebearbeitung beauftragte Beschäftigte des Landes Berlin oder landesunmittelbarer Körperschaften, Anstalten oder Stiftungen des öffentlichen Rechts Zugang zu Beihilfevorgängen haben, und nur soweit dies zur Bearbeitung der Beihilfevorgänge erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Verfahren auf Abruf. Die personenbezogenen Daten in der Beihilfeakte dürfen für andere als Beihilfezwecke nur verarbeitet, insbesondere übermittelt, werden, wenn die oder der Beihilfeberechtigte und bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder soweit es zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist. Die Sätze 1 bis 6 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.