(1) ¹Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu führen. ²Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. ³Sie soll in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; Zugang sollen nur Beschäftigte dieser Organisationseinheit haben. ⁴Bei automatisierter Beihilfebearbeitung nach § 93 Abs. 2 ist ausnahmsweise die Zusammenfassung der Beihilfebescheide in Sachakten zulässig, sofern der Datenschutz gesichert und gewährleistet ist, dass die Beihilfeakte jederzeit wieder zusammengeführt werden kann.

(2) Die Beihilfeakte und Beihilfedaten dürfen für andere als für Beihilfezwecke nur verwendet oder weitergegeben werden, wenn die oder der Beihilfeberechtigte und bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder soweit es zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist.

(3) Abs. 1 und 2 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.