(1) Die Beihilfen werden auf schriftlichen Antrag der oder des Beihilfeberechtigten gewährt. Die oder der Beihilfeberechtigte hat alle Tatsachen anzugeben, die für die Beihilfegewährung erheblich sind und auf Verlangen der Beihilfestelle erforderliche Unterlagen vorzulegen, sowie der Erteilung erforderlicher Auskünfte durch Dritte zuzustimmen. Änderungen in den Verhältnissen, die für die Beihilfegewährung erheblich sind oder über die im Zusammenhang mit der Beihilfegewährung Erklärungen abgegeben worden sind, sind unverzüglich mitzuteilen. Es sind die von der obersten Dienstbehörde bestimmten Formblätter zu verwenden. Abweichend hiervon kann die oberste Dienstbehörde die elektronische Antragstellung zulassen und hierzu nähere Bestimmungen treffen.

(2) Über Beihilfeanträge entscheidet die Festsetzungsstelle. Die Gewährung einer Beihilfe kann davon abhängig gemacht werden, dass die Aufwendungen, für die sie bestimmt ist, vollständig bezahlt sind oder dass die Bezahlung dieser Aufwendungen gewährleistet ist.

(3) Eine Beihilfe wird nur für Aufwendungen gewährt, die durch Belege nachgewiesen sind, soweit nicht etwas anderes bestimmt ist. Als Belege sind deutlich lesbare Kopien oder Zweitschriften einzureichen. Belegen in ausländischer Sprache ist eine deutsche Übersetzung, bei Beträgen über 300 Euro oder auf Verlangen der Festsetzungsstelle in begründeten Fällen auch bei niedrigeren Beträgen eine beglaubigte deutsche Übersetzung, beizufügen. Eine Rücksendung von Belegen erfolgt nicht.

(4) Eine Beihilfe wird nur gewährt, wenn die mit dem Antrag geltend gemachten Aufwendungen insgesamt 200 Euro überschreiten. Erreichen die Aufwendungen aus zehn Monaten diesen Betrag nicht, überschreiten sie aber insgesamt 15 Euro, kann auch hierfür eine Beihilfe gewährt werden.

(5) Auf eine zu erwartende Beihilfe können angemessene Abschlagszahlungen geleistet werden.

(6) Beträgt die Beihilfe mehr als 500 Euro, im Falle einer stationären Unterbringung oder einer Heilkur mehr als 1.000 Euro, hat die oder der Beihilfeberechtigte Originale der der Festsetzungsstelle vorgelegten Nachweise für die beihilfefähigen Aufwendungen noch drei Jahre nach dem Empfang der Beihilfe aufzubewahren. Einer Aufbewahrung der Originale durch die oder den Beihilfeberechtigten bedarf es nicht, soweit sie bei einer Versicherung verbleiben und gewährleistet ist, dass die oder der Beihilfeberechtigte der Festsetzungsstelle Originale, Kopien oder Reproduktionen der Nachweise vorlegen kann. Die Unterlagen nach Satz 1 oder 2 hat die oder der Beihilfeberechtigte der Festsetzungsstelle auf Anforderung vorzulegen. Die Festsetzungsstelle hat die Beihilfeberechtigte oder den Beihilfeberechtigten bei der Festsetzung der Beihilfe hierauf hinzuweisen.