(1) Das Staatsarchiv stellt die ordnungs- und sachgemäße Aufbewahrung und Benutzbarkeit des Archivguts und seinen Schutz vor Beschädigung, Vernichtung und unbefugter Benutzung sicher. Es hat von der Übernahme an ebenso wie die abgebende Stelle die schutzwürdigen Interessen Dritter zu berücksichtigen; insbesondere hat es bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten, die Vorschriften über die Verarbeitung und Sicherung dieser Unterlagen zu beachten, die für die abgebende Stelle gelten.

(2) Auf Grund einer schriftlichen Vereinbarung mit dem Staatsarchiv kann staatliches Archivgut bei einer anderen Stelle verwahrt werden, wenn dafür ein fachlicher Grund gegeben ist, den archivfachlichen Anforderungen genügt wird und die Einhaltung bestehender Rechtsvorschriften, insbesondere des Datenschutzes, gewährleistet ist.

(3) Soweit das Staatsarchiv gemäß § 1 Absatz 2 Archivgut privater Herkunft archiviert, kann es mit den Eigentümern Vereinbarungen treffen, die einen besonderen Umgang mit dem Archivgut entsprechend den Interessen der Eigentümer regeln.

(4) Die Verknüpfung personenbezogener Daten durch das Staatsarchiv ist vor Ablauf der in § 5 genannten Schutzfristen zulässig, wenn schutzwürdige Interessen Betroffener nicht beeinträchtigt werden.

(5) Soweit nicht Rechtsvorschriften über Löschung und Vernichtung personenbezogener Unterlagen zur Anwendung kommen, sind die nichtarchivwürdigen Unterlagen staatlichen Zwischenarchivguts so lange aufzubewahren, bis die abgebende Stelle oder deren Rechtsnachfolger sie zur Vernichtung freigegeben hat; erfolgt die Freigabe zur Vernichtung nicht innerhalb von 20 Jahren nach Übernahme, so können sie zurückgegeben werden.