(1) Über jeden Soldaten ist eine Personalakte zu führen; sie ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die den Soldaten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. Personalaktendaten dürfen ohne Einwilligung des Soldaten nur für Zwecke der Personalführung und -bearbeitung verwendet werden; dies gilt auch für ihre Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung, Sperrung und Löschung) und Nutzung in automatisierten Dateien.

(2) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerber, Soldaten und frühere Soldaten nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Fragebogen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen vom 1. Januar 1994 an der Genehmigung durch das Bundesministerium der Verteidigung.

(3) Zugang zur Personalakte dürfen nur Personen haben, die für Personalangelegenheiten zuständig sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalführung oder -bearbeitung erforderlich ist. Ohne Einwilligung des Soldaten darf die Personalakte an andere Stellen oder an Ärzte im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung weitergegeben werden, soweit dies im Rahmen der Zweckbestimmung des Dienstverhältnisses erforderlich ist. Für Auskünfte aus der Personalakte gilt Entsprechendes. Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von der Weitergabe der Personalakte abzusehen. Auskünfte an Stellen außerhalb des Geschäftsbereichs des Bundesministeriums der Verteidigung dürfen nur mit Einwilligung des Soldaten erteilt werden, es sei denn, dass zwingende Gründe der Verteidigung, die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen Dritter dies erfordern. Inhalt und Empfänger sind dem Soldaten schriftlich mitzuteilen. Ein automatisierter Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist.

(4) Daten über medizinische und über psychologische Untersuchungen und Tests dürfen nur im jeweiligen Dienst der Bundeswehr in Dateien verarbeitet werden, soweit sie für die Beurteilung der Dienst- und der Verwendungsfähigkeit des Soldaten erforderlich sind. Nur die Ergebnisse solcher Untersuchungen und Tests dürfen an für Personalangelegenheiten zuständige Stellen der Bundeswehr weitergegeben und dort verarbeitet und genutzt werden, soweit dies für Zwecke der Personalführung und -bearbeitung erforderlich ist. Daten über psychologische Untersuchungen und Tests dürfen, in der Regel in Form von Stichproben, durch den psychologischen Dienst auch in automatisierten Dateien verarbeitet werden, soweit dies erforderlich ist, um die Aussagefähigkeit des psychologischen Eignungsfeststellungsverfahrens zu verbessern; zu diesem Zwecke dürfen ihm auf sein Ersuchen die erforderlichen Daten zur Verarbeitung übermittelt werden, soweit sie sich auf die Ergebnisse der Untersuchungen und Tests beziehen, § 40 Abs. 2 des Bundesdatenschutzgesetzes gilt entsprechend. Die die Dienst- und die Verwendungsfähigkeit bestimmenden ärztlichen Informationen können einer zentralen Stelle zur Erfüllung der ärztlichen Dokumentationspflicht und zum Zwecke der Beweissicherung übermittelt und dort aufbewahrt werden.

(5) Der Soldat ist zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören. Seine Äußerung ist zur Personalakte zu nehmen. Die Vorgänge nach den Sätzen 1 und 2 sind mit Zustimmung des Soldaten nach spätestens drei Jahren aus der Personalakte zu entfernen, es sei denn, sie sind in eine dienstliche Beurteilung aufgenommen oder unterliegen nach anderen gesetzlichen Bestimmungen einer längeren Tilgungsfrist. Die Frist für die Entfernung wird regelmäßig durch Einleitung eines Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen.

(6) Die Personalakte des Soldaten ist nach Beendigung des Wehrdienstverhältnisses aufzubewahren, soweit dies insbesondere zur Erfüllung der Wehrpflicht, aus besoldungs- oder aus versorgungsrechtlichen Gründen erforderlich ist. Für die in Dateien gespeicherten Informationen gilt Entsprechendes. Die für eine Heranziehung zum Wehrdienst erforderlichen Personalunterlagen abgelehnter Bewerber sind dem zuständigen Kreiswehrersatzamt zuzuleiten; gespeicherte Daten sind zu löschen, soweit sie nicht für eine erneute Bewerbung oder für eine Heranziehung zum Wehrdienst nach dem Wehrpflichtgesetz von Bedeutung sind.

(7) Der Soldat hat, auch nach seinem Ausscheiden aus dem Wehrdienstverhältnis, ein Recht auf Einsicht in seine vollständige Personalakte. Einem Bevollmächtigten ist Einsicht zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Dies gilt auch für Hinterbliebene, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 2 und 3 entsprechend.

(8) Der Soldat hat ein Recht auf Einsicht auch in andere Akten, die personenbezogene Daten über ihn enthalten und für sein Dienstverhältnis verarbeitet oder genutzt werden, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist; dies gilt nicht für Sicherheitsakten. Die Einsichtnahme ist unzulässig, wenn die Daten des Betroffenen mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen nicht-personenbezogenen Daten derart verbunden sind, dass ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist. In diesem Fall ist dem Soldaten Auskunft zu erteilen.

(9) Näheres bestimmt eine Rechtsverordnung über

1. 1.
   die Anlage und Führung von Personalakten des Soldaten während des Wehrdienstverhältnisses und nach seinem Ausscheiden aus dem Wehrdienstverhältnis;
2. 2.
   das Verfahren der Weitergabe, Aufbewahrung und Vernichtung oder den Verbleib der Personalakten einschließlich der Übermittlung und Löschung oder des Verbleibs der in automatisierten Dateien gespeicherten Informationen sowie die hieran beteiligten Stellen,
3. 3.
   die Einrichtung und den Betrieb automatisierter Dateien einschließlich der Zugriffsmöglichkeiten auf die gespeicherten Informationen,
4. 4.
   die Einzelheiten der Art und Weise der Einsichtgewährung und Auskunftserteilung aus der Personalakte oder einer automatisierten Datei und
5. 5.
   die Befugnis von Personen im Sinne des § 203 Abs. 1 Nr. 1 und 2 des Strafgesetzbuches, die im Rahmen der unentgeltlichen truppenärztlichen Versorgung des Soldaten tätig werden, vom Dienstherrn mit der Untersuchung des Soldaten oder mit der Erstellung von Gutachten über ihn beauftragt worden sind, dem Arztgeheimnis unterliegende personenbezogene Daten zu offenbaren.