(1) Das zuständige staatliche Archiv übernimmt die von ihm als archivwürdig bestimmten Unterlagen von der anbietenden Stelle. Die Übernahme erfolgt anhand von Aussonderungsnachweisen, die von den anbietenden Stellen gefertigt werden.

(2) Lehnt das zuständige staatliche Archiv die Übernahme ab oder übernimmt es die angebotenen Unterlagen nicht innerhalb eines Jahres, so ist die anbietende Stelle zu deren weiterer Aufbewahrung nicht verpflichtet, sofern weder Rechtsvorschriften noch schutzwürdige Belange der Betroffenen dies verlangen.

(3) Das zuständige staatliche Archiv kann archivwürdige Unterlagen bereits vor Ablauf der durch Rechtsvorschriften bestimmten Aufbewahrungsfristen im Einvernehmen mit der anbietenden Stelle übernehmen. Die Aufbewahrungsfristen werden in diesem Fall durch die Aufbewahrung im Archiv gewahrt.

(4) Werden maschinell lesbare Datenträger archiviert, so sind vor ihrer Übergabe von der anbietenden Stelle alle zur Verarbeitung und Nutzung der Daten notwendigen Informationen zu dokumentieren und dem Archiv zu übergeben.