(1) Die zuständige Stelle führt über die betroffene Person eine Sicherheitsakte, in die alle die Sicherheitsüberprüfung betreffenden Informationen aufzunehmen sind.

(2) Informationen über die persönlichen, dienstlichen und arbeitsrechtlichen Verhältnisse der Personen, die mit einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit betraut sind, sind zur Sicherheitsakte zu nehmen, soweit sie für die sicherheitsmäßige Beurteilung erheblich sind. Dazu zählen insbesondere:

1. 1.

   Zuweisung, Übertragung einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit, die dazu erteilte Ermächtigung, die Belehrung und Verpflichtung sowie deren Änderungen und Beendigung,

2. 2.

   Umsetzung, Abordnung, Versetzung und Ausscheiden,

3. 3.

   Änderungen des Familienstandes, des Namens, eines Wohnsitzes und der Staatsangehörigkeit,

4. 4.

   Anhaltspunkte für Überschuldung, insbesondere Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Mitteilungen über laufende und abgeschlossene Insolvenzverfahren sowie Beschlüsse zur Eröffnung eines Insolvenzverfahrens und zur Restschuldbefreiung,

5. 5.

   Anhaltspunkte für geistige oder seelische Störungen sowie für Alkohol, Drogen- oder Medikamentenmissbrauch,

6. 6.

   Straf- und Disziplinarsachen sowie dienst- und arbeitsrechtliche Maßnahmen.

Soweit diese Informationen in der Personal verwaltenden Stelle anfallen, sind sie der zuständigen Stelle mitzuteilen. Vor einer Mitteilung gibt die Personal verwaltende Stelle der betroffenen Person Gelegenheit, sich persönlich zu den Informationen zu äußern; § 6 Absatz 1 Sätze 3 und 4 gilt entsprechend. Die Äußerung der betroffenen Person ist den mitzuteilenden Informationen beizufügen. Erweisen sich die mitgeteilten Informationen als unrichtig oder ergeben sich weitere Erkenntnisse, durch die der Aussagewert der mitgeteilten Informationen für die sicherheitsmäßige Beurteilung geändert werden könnte, so unterrichtet die Personal verwaltende Stelle unverzüglich die zuständige Stelle.

(3) Die Sicherheitsakte ist keine Personalakte. Sie ist gesondert zu führen und darf der Personal verwaltenden Stelle nicht und der betroffenen oder weiteren beteiligten Personen nur im Rahmen eines Auskunftsersuchens nach § 23 zugänglich gemacht werden. Im Falle des Wechsels der Dienststelle oder des Dienstherrn sind die Unterlagen aus der Sicherheitsakte auf Anforderung nach dorthin abzugeben, soweit dies im Hinblick auf eine dort auszuübende sicherheitsempfindliche Tätigkeit erforderlich und eine Trennung der Unterlagen möglich ist.

(4) Die mitwirkende Behörde führt über die betroffene Person eine Sicherheitsüberprüfungsakte, in die aufzunehmen sind:

1. 1.

   Informationen, die die Sicherheitsüberprüfung, die durchgeführten Maßnahmen und das Ergebnis betreffen,

2. 2.

   das Ausscheiden aus oder die Nichtaufnahme der sicherheitsempfindlichen Tätigkeit,

3. 3.

   Änderungen des Familienstandes, des Namens, eines Wohnsitzes und der Staatsangehörigkeit.

Die in Absatz 2 Satz 2 Nummern 4 bis 6 genannten Daten und die hierauf bezogenen Äußerungen der betroffenen Person sind zur Sicherheitsüberprüfungsakte zu nehmen, wenn sie sicherheitserheblich sind.

(5) Die Sicherheitserklärung ist sowohl Bestandteil der Sicherheitsakte als auch der Sicherheitsüberprüfungsakte.

(6) Die zuständige Stelle ist verpflichtet, die in Absatz 4 Satz 1 Nummern 2 und 3 und Satz 2 genannten Daten unverzüglich gegenüber der mitwirkenden Behörde offenzulegen.

(7) Für die Sicherheitsüberprüfungsakte ist Absatz 3 Sätze 1 und 2 entsprechend anzuwenden. Im Falle des Wechsels der Dienststelle oder des Dienstherrn oder einer sonstigen Stelle mit der Folge, dass hierdurch eine Behörde eines anderen Landes oder des Bundes mitwirkende Behörde wird, sind die Unterlagen aus der Sicherheitsüberprüfungsakte auf Anforderung an die zuständige mitwirkende Behörde abzugeben, soweit dies im Hinblick auf eine dort auszuübende sicherheitsempfindliche Tätigkeit erforderlich und eine Trennung der Unterlagen möglich ist.

(8) Im Falle des § 3 Absatz 3 werden die Unterlagen der Sicherheitsakte und der Sicherheitsüberprüfungsakte in einer Akte geführt.

(9) Die Sicherheitsakte und die Sicherheitsüberprüfungsakte dürfen auch in elektronischer Form geführt werden. Insoweit kommen die Regelungen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Akten zur Anwendung. Eine Abfrage personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn für die Daten die Voraussetzung der Speicherung nach § 20 vorliegt.