(1) Über jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen; sie ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen; andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, sowie Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. Kindergeldakten können mit Besoldungs- oder Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden.

(2) § 101 Abs. 3 und 4 ist auch auf bereits im öffentlichen Dienst beschäftigte Bewerber anzuwenden. Unterlagen über psychologische Untersuchungen und Tests, die in Bewerbungs- und Besetzungsverfahren durchgeführt wurden, sind nicht Bestandteil der Personalakte.

(3) Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet werden, sofern der Beamte nicht in die Verarbeitung für andere Zwecke eingewilligt hat. § 10 Abs. 3 und 4 NDSG bleibt unberührt.

(4) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. Ist die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde oder sind mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig, so dürfen Nebenakten (Unterlagen, deren Inhalt sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befindet) als weitere Personalakte geführt werden; die Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist.

(5) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die von der zuständigen Stelle mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind. Sie dürfen die Daten der Personalakten nur verarbeiten, soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist. Die Sätze 1 und 2 gelten auch für automatisierte Abrufverfahren.