(1) Die öffentlichen Stellen, die nach dem AZR-Gesetz verpflichtet oder berechtigt sind, an die Registerbehörde Daten zu übermitteln, die im Register zu speichern sind, ergeben sich aus Spalte C der Abschnitte I und II der Anlage zu dieser Verordnung.

(2) Maßgeblich für die Datenübermittlung ist der Zeitpunkt, in dem einer der Anlässe nach § 2 oder § 28 des AZR-Gesetzes oder eine Entscheidung zu einem der Anlässe nach § 3 Nr. 7 oder § 29 Abs. 3 Nr. 6 des AZR-Gesetzes vorliegt. Einzelheiten zum Zeitpunkt ergeben sich aus Spalte B der Abschnitte I bis III der Anlage zu dieser Verordnung. Die zur Datenübermittlung verpflichteten Stellen haben die Daten unverzüglich zu übermitteln. Bei mehreren Anlässen oder Entscheidungen können die Daten in einer Übermittlung zusammengefasst werden, wenn dadurch keine wesentliche Verzögerung eintritt.

(3) Die Datenübermittlung an die Registerbehörde erfolgt auf maschinell verwertbaren Datenträgern, im Wege der Direkteingabe, auf dafür vorgesehenen Vordrucken oder in sonstiger Weise schriftlich.

(4) Bei der Verwendung maschinell verwertbarer Datenträger muss der Datenträger die von der Registerbehörde zugewiesene Kennzahl enthalten, aus der sich die Stelle ergibt, die den Datenträger erstellt hat. Die Registerbehörde legt das Verfahren und die zu treffenden Sicherungsmaßnahmen im Benehmen mit den beteiligten Stellen fest. Sie hat durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass nur die Daten gespeichert werden, zu deren Übermittlung die jeweilige Stelle verpflichtet oder berechtigt ist.

(5) Die Stellen, die zur Datenübermittlung im Wege der Direkteingabe berechtigt sind, haben die zur Datensicherung erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um die unbefugte Eingabe von Daten zu verhindern. Die Registerbehörde führt ein Verzeichnis der berechtigten Stellen und der getroffenen Maßnahmen. Die Datenübermittlung durch Direkteingabe darf nur von Bediensteten vorgenommen werden, die der Leiter ihrer Behörde besonders ermächtigt hat.

(6) Erfolgt die Datenübermittlung auf Vordrucken oder in sonstiger Weise schriftlich, hat die Registerbehörde die Unterlagen bis zur Speicherung der Daten im Register durch geeignete Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff zu sichern. Nach der Speicherung der Daten sind die Unterlagen zu vernichten.