(1) Ohne Einwilligung des Beamten ist es zulässig, die Personalakte für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft der obersten Dienstbehörde oder einer im Rahmen der Dienstaufsicht weisungsbefugten Behörde vorzulegen. Das Gleiche gilt für Behörden desselben Geschäftsbereichs, soweit die Vorlage zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung notwendig ist, sowie für Behörden eines anderen Geschäftsbereichs desselben Dienstherrn, soweit diese an einer Personalentscheidung mitzuwirken haben. Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden Behörde ein medizinisches Gutachten erstellen, darf die Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung vorgelegt werden, soweit dies zur Erfüllung des Gutachtenauftrages erforderlich ist. Das auf die Vorlage der Personalakte gerichtete Ersuchen ist schriftlich zu begründen. Vor Herausgabe oder Übersendung der Personalakte hat die personalaktenführende Behörde die Erforderlichkeit der Akteneinsicht zu prüfen. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 bis 5 entsprechend. Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer Vorlage abzusehen.

(2) Auskünfte an Dritte dürfen nur mit Einwilligung des Beamten erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung erfordert. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Beamten schriftlich mitzuteilen.

(3) Vorlage und Auskunft sind auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken.