(1) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten einschließlich Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. EU 2016 Nr. L 119 S. 1, L 314 S. 72, 2018 Nr. L 127 S. 2) über Bewerberinnen und Bewerber, Beamtinnen und Beamte, ehemalige Beamtinnen und Beamte sowie deren Hinterbliebene verarbeiten, soweit dies im Rahmen der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft, insbesondere zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen einschließlich der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift oder eine Vereinbarung nach § 93 Absatz 1 des Hamburgischen Personalvertretungsgesetzes vom 8. Juli 2014 (HmbGVBl. S. 299), zuletzt geändert am 19. Dezember 2019 (HmbGVBl. S. 527, 530), in der jeweils geltenden Fassung dies erlaubt. Fragebögen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen der Genehmigung durch die oberste Dienstbehörde. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten ergänzend zur Datenschutz-Grundverordnung die Bestimmungen des Hamburgischen Datenschutzgesetzes vom 18. Mai 2018 (HmbGVBl. S. 145), soweit sich aus § 50 BeamtStG oder aus diesem Gesetz nichts Abweichendes ergibt.

(2) Andere Unterlagen als Personalaktendaten dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Die Personalakte kann in Teilen oder vollständig elektronisch geführt werden, eine dem Datenschutz entsprechende Verarbeitung im Rahmen der jeweiligen Zweckbindung ist durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Kein Bestandteil sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Vorgänge, die von Behörden im Rahmen der Aufsicht oder zur Rechnungsprüfung angelegt werden, Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten sowie Unterlagen über ärztliche und psychologische Untersuchungen und Tests mit Ausnahme deren Ergebnisse. Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden.

(3) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Organisationseinheit geführt werden. Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur im Rahmen der Zweckbindung nach Absatz 1 Satz 1 und nur dann geführt werden, wenn die personalverwaltende Organisationseinheit nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Organisationseinheiten für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind. In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. Wird die Personalakte weder vollständig in Schriftform noch vollständig elektronisch geführt, ist schriftlich festzuhalten, welche Teile in welcher Form geführt werden. Soweit Personalakten teilweise oder ausschließlich elektronisch geführt werden, werden Papierdokumente in elektronische Dokumente übertragen und in der elektronischen Akte gespeichert. Dabei ist entsprechend dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Bei teilweise oder vollständig elektronisch geführten Personalakten ist festzulegen, welche Unterlagen neben ihrer elektronisch geführten Fassung zu Dokumentations- und Nachweiszwecken weiterhin als Papierdokument im jeweiligen Teil der Personalakte verbleiben sollen.

(4) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies im Rahmen der Zweckbindung nach Absatz 1 Satz 1 erforderlich ist.

(5) Neben der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragten haben auch die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragten Beschäftigten Zugang zur Personalakte, soweit sie die zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlichen Erkenntnisse nur auf diesem Weg und nicht durch Auskunft aus der Personalakte gewinnen können. Jede Einsichtnahme nach Satz 1 ist aktenkundig zu machen.

(6) Eine Verwendung von Personalaktendaten im Sinne von § 50 Satz 4 BeamtStG liegt nicht vor, sofern eine nach Absatz 4 oder § 89 zugangs-, übermittlungs- oder auskunftsberechtigte Stelle die bei ihr erhobenen oder ihr übermittelten Personalaktendaten mit dem Ziel auswertet, das Ergebnis anonymisiert anderen datenverarbeitenden Stellen oder Dritten für deren Zwecke, insbesondere für Statistik- und Berichtszwecke zur Verfügung zu stellen oder hierfür zum Abruf vorzuhalten. Eine Verwendung für andere als die in § 50 Satz 4 BeamtStG genannten Zwecke liegt nicht vor, wenn Personalaktendaten ausschließlich für Zwecke der Datenschutzkontrolle verwendet werden. Gleiches gilt, soweit im Rahmen der Datensicherung oder der Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebes einer Datenverarbeitungsanlage eine nach dem Stand der Technik nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu vermeidende Kenntnisnahme von Personalaktendaten erfolgt.