(1) Bei der Berichterstattung wird der Vordruck Gn 1 verwendet, sofern sich nach den besonderen Umständen nicht eine andere Berichtsform empfiehlt.

(2) Über mehrere durch dieselbe Entscheidung verurteilte Personen kann in einem Vordruck berichtet werden, wenn darunter nicht die Übersichtlichkeit leidet. Ist über die Gnadenfrage nur für einen Verurteilten zu berichten, sind aber Mitverurteilte vorhanden, so spricht sich der Bericht auch über die den Mitverurteilten erteilten Gnadenerweise und für den Fall, dass für Mitverurteilte ein Gnadenerweis in Betracht kommt, über ihre Gnadenwürdigkeit und den Stand der Vollstreckung bei ihnen aus.

(3) Ist in derselben Sache bereits berichtet worden, so kann unter Hinweis auf den früheren Bericht ein abgekürzter Bericht ohne Benutzung des Vordrucks erstattet werden. Inzwischen eingetretene Änderungen (z.B. Berechnung der Strafzeit, Verlegung in eine andere Vollzugsanstalt) sind mitzuteilen.

(4) Mit dem Bericht, dem ein Doppel beizufügen ist, werden vorgelegt:

1. a)
   die Gnadenakten,
2. b)
   die Sachakten, bei Gesamtstrafen auch für alle Einzelstrafen,
3. c)
   sonstige Akten nach dem Ermessen der berichtenden Behörde,
4. d)
   eine Auskunft aus dem Zentralregister nach dem neuesten Stand,
5. e)
   eine Auskunft aus dem Verkehrszentralregister, wenn eine Verkehrsstrafsache oder eine Bußgeldsache wegen einer Verkehrsordnungswidrigkeit Gegenstand des Gnadenverfahrens ist.

(5) Ist dem Träger des Gnadenrechts zu berichten, so ist dem Bericht neben dem Berichtsdoppel ein weiteres Überstück beizufügen.

(6) Können einzelne Akten nicht alsbald vorgelegt werden, so darf die Berichterstattung deshalb nicht verzögert werden.