(1) Die Stellen des Landes und die kommunalen Stellen sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem zuständigen öffentlichen Archiv unverändert anzubieten und, soweit sie archivwürdig sind, zu übergeben. Unterlagen sind spätestens dreißig Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten, soweit nicht Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften oberster Landesbehörden längere Aufbewahrungsfristen festlegen.

(2) Zur Übernahme anzubieten und abzuliefern sind auch Unterlagen, die

1. 1.

   personenbezogene Daten enthalten, welche nach einer Rechtsvorschrift des Landes gelöscht oder vernichtet werden müssten oder nach Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes gelöscht werden könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht unzulässig war oder

2. 2.

   personenbezogene Daten im Sinne des Artikels 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72) enthalten oder

3. 3.

   einem Berufs- oder Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen. Die nach § 203 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a des Strafgesetzbuches geschützten Unterlagen einer Beratungsstelle dürfen nur in anonymisierter Form angeboten und übergeben werden.

(3) Von der Anbietungspflicht ausgenommen sind Unterlagen, deren Offenbarung gegen das Brief-, Post- oder Fernmeldegeheimnis verstoßen würde.

(4) Juristische Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen, und ihre Vereinigungen sind von der Anbietungspflicht befreit, wenn sie ein eigenes öffentliches Archiv unterhalten, das archivfachlichen Voraussetzungen im Sinne des § 2 Abs. 8 genügt, oder wenn die Unterlagen bei einer entsprechenden archivischen Gemeinschaftseinrichtung archiviert werden. Ob dieses öffentliche Archiv den archivfachlichen Voraussetzungen genügt, entscheidet die oberste Archivbehörde im Benehmen mit dem Archivträger.

(5) Die Landräte und die Oberbürgermeister sollen die Unterlagen, die im Rahmen ihrer Funktion als allgemeine untere Landesbehörde entstanden sind, dem zuständigen Kreis- oder Stadtarchiv anbieten und übergeben.

(6) Durch Vereinbarung zwischen dem zuständigen öffentlichen Archiv und der anbietenden Stelle oder, im Falle von Behörden, Gerichten und Stellen des Landes, der jeweils zuständigen obersten Landesbehörde kann

1. 1.

   Art und Umfang der anzubietenden Unterlagen vorab festgelegt werden,

2. 2.

   auf die Anbietung von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung verzichtet werden,

3. 3.

   der Umfang der anzubietenden gleichförmigen Unterlagen, die in großer Zahl erwachsen, im Einzelnen festgelegt werden.

(7) Für maschinenlesbare Datenbestände sind Art und Umfang sowie die Form der Übermittlung der anzubietenden Daten vorab zwischen der anbietenden Stelle und dem zuständigen öffentlichen Archiv festzulegen. Datenbestände, die aus verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden, sind nicht anzubieten.

(8) Die anbietenden Stellen haben dem zuständigen öffentlichen Archiv auch Exemplare aller von ihnen herausgegebenen oder in ihrem Auftrag erscheinenden amtlichen Drucksachen und anderen Veröffentlichungen zur Übernahme anzubieten.