(1) Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu führen. Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Sie soll in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; Zugang sollen nur Beschäftigte dieser Organisationseinheit haben. Die Beihilfeakte darf für andere als für Beihilfezwecke nur verwendet oder weitergegeben werden, wenn der Beihilfeberechtigte und der bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder soweit es zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist. Die Sätze 1 bis 4 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.

(2) Hat der Dienstherr zur Rückdeckung seiner sich aus § 90 Abs. 1 Satz 1 ergebenden Verpflichtungen eine Versicherung abgeschlossen, dürfen personenbezogene Beihilfedaten an das Versicherungsunternehmen nur übermittelt werden, soweit dies für die Abwicklung des Versicherungsverhältnisses erforderlich ist. § 4 Abs. 1 Satz 3 des Landesdatenschutzgesetzes gilt entsprechend.

(3) In den Fällen des § 90 Abs. 2 und des § 90a Abs. 1 dieses Gesetzes sowie des § 63 Abs. 2 Satz 3 der Gemeindeordnung ist Absatz 1 Satz 3 sinngemäß anzuwenden. Die Entscheidungen nach Absatz 1 Satz 4 trifft, soweit die Verwendung oder Weitergabe der Beihilfeakte zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder einer schwer wiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist und die Einwilligungen des Beihilfeberechtigten sowie der betroffenen Angehörigen nicht vorliegen, der Dienstherr.