(1) Die Errichtung von Dateien ist auf das erforderliche Maß zu beschränken. In angemessenen Abständen ist die Notwendigkeit ihrer Weiterführung oder Änderung zu prüfen.

(2) In dem nach § 8 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen zu erstellenden Verfahrensverzeichnis sind die durch dieses Gesetz vorgeschriebenen Löschungstermine oder die gemäß den §§ 22 und 24 Abs. 2 festzulegenden Prüfungstermine oder Aufbewahrungsfristen aufzuführen.

(3) Ein Verfahrensverzeichnis nach § 8 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen ist auch zu erstellen, wenn die Polizei personenbezogene Daten in einer automatisierten polizeilichen Verbunddatei speichert, die über das Land hinausgeht.

(4) Über die Freigabe von Programmen zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf zentralen oder dezentralen Datenverarbeitungsanlagen entscheidet das Innenministerium oder eine von diesem beauftragte Stelle.

(5) Die Einrichtung eines automatisierten Verfahrens, das die Übermittlung personenbezogener Daten aus einer von der Polizei geführten Datei durch Abruf ermöglicht, ist unter den Voraussetzungen des § 9 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen zulässig; der Abruf darf nur Polizeibehörden gestattet werden.

(6) Das Innenministerium kann zur Erfüllung von Aufgaben der Gefahrenabwehr, die nicht nur von örtlicher Bedeutung sind, mit anderen Ländern und dem Bund eine Verbunddatei der Polizei vereinbaren, die eine automatisierte Datenübermittlung ermöglicht. In der Vereinbarung ist festzulegen, welcher Polizeibehörde die nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften bestehenden Pflichten einer speichernden Stelle obliegen. Die Einrichtung einer Verbunddatei mit automatisierter Abrufmöglichkeit, an der neben der Polizei auch andere Behörden beteiligt sind, ist nur zulässig nach dem Gesetz zur Errichtung gemeinsamer Dateien von Polizeibehörden und Nachrichtendiensten des Bundes und der Länder vom 22. Dezember 2006 (BGBl. I S. 3409). In eine Datei gemäß Satz 3 dürfen nur Daten eingegeben werden, die gemäß § 24 suchfähig in einer Datei gespeichert und den beteiligten Behörden gemäß §§ 26 ff. übermittelt werden können; § 26 Absatz 1 Satz 3 findet keine Anwendung.