(1) ¹Der Arbeitgeber hat die Aufzeichnungen nach den §§ 8 und 9 so zu führen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist. ²Der Arbeitgeber muss die dafür erforderlichen Darstellungsprogramme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte, bereitstellen. ³Die Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. ⁴Auf Verlangen sind Fälle, die manuell abgerechnet worden sind oder in denen das beitragspflichtige Arbeitsentgelt manuell vorgegeben worden ist, vorzulegen.

(2) ¹Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden vorzulegen. ²Für die Prüfung gilt verpflichtend, diese Unterlagen einzusehen und eine versicherungs- und beitragsrechtliche Auswertung vorzunehmen. ³§ 31 Abs. 2 der Abgabenordnung bleibt unberührt.

(3) ¹Bei Abrechnungsverfahren, die mit Hilfe automatischer Einrichtungen durchgeführt werden, hat der Arbeitgeber ein ordnungsmäßiges Verfahren zu gewährleisten. ²Eine Prüfung einzelner Geschäftsvorfälle wie auch des Abrechnungsverfahrens insgesamt muss möglich sein.

(4) ¹Das Abrechnungsverfahren ist einschließlich der Änderungen seit der letzten Prüfung zu dokumentieren. ²Aus der dazu erforderlichen Verfahrensdokumentation müssen Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sein, insbesondere

1. 1.

   die Verarbeitungsregeln einschließlich Kontrollen und Abstimmverfahren,

2. 2.

   die Fehlerbehandlung,

3. 3.

   die Sicherung der ordnungsgemäßen Programmanwendung und

4. 4.

   die Organisation der manuellen Vor- oder Nachbehandlung von Daten.

³Änderungen des Abrechnungsverfahrens sind in der Dokumentation so zu vermerken, dass die zeitliche Abgrenzung einzelner Verfahrensversionen ersichtlich ist.

(5) ¹Bei der Prüfung von Programmen hat der Arbeitgeber die erforderlichen Testaufgaben auszuführen und das Testergebnis den Prüfern zu übergeben. ²Bei der Prüfung durch Testaufgaben sind nur gemeinsame Testaufgaben zu verwenden. ³Der Arbeitgeber kann eine Änderung der Testaufgaben verlangen, soweit dies durch betriebliche Gegebenheiten begründet ist. ⁴Eine Dokumentation der Programmprüfung ist bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren und zur Prüfung vorzulegen. ⁵Verfahren oder Verfahrensteile, die bereits geprüft, nicht beanstandet und später nicht geändert worden sind, sind nicht erneut zu prüfen. ⁶Bei bereits geprüften Verfahren oder Verfahrensteilen, die später geändert worden sind, kann die Prüfung auf Änderungen beschränkt werden. ⁷Weist der Arbeitgeber nach, dass die Testaufgaben im Rahmen einer Systemprüfung bereits erfolgreich geprüft wurden, ist auf eine Prüfung beim Arbeitgeber zu verzichten.

(6) ¹Der Arbeitgeber hat unverzüglich die bei der Prüfung festgestellten Mängel zu beheben und Vorkehrungen zu treffen, dass die festgestellten Mängel sich nicht wiederholen. ²Dem Arbeitgeber kann dafür eine Frist gesetzt und darüber hinaus die Auflage erteilt werden, dem prüfenden Sozialversicherungsträger die ordnungsmäßige Mängelbeseitigung und die getroffenen Vorkehrungen nachzuweisen.