(1) Die Bücher können in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (Speicherbuchführung) oder in visuell lesbarer Form (gebunden, geheftet, in Loseblatt- oder Karteiform) geführt werden. Der Bürgermeister bestimmt, in welcher Form die Bücher geführt werden.

(2) Bei der Speicherbuchführung muss sichergestellt sein, dass

1. 1.
   gültige Programme verwendet werden; sie müssen dokumentiert, geprüft und von der vom Bürgermeister bestimmten Stelle freigegeben sein,
2. 2.
   die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,
3. 3.
   in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
4. 4.
   die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
5. 5.
   die Buchungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Bücher jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden können; § 36 Abs. 3 bleibt unberührt,
6. 6.
   die Unterlagen, die für den Nachweis der ordnungsmäßigen maschinellen Abwicklung der Buchungsvorgänge erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datenträger und die Dokumentation der verwendeten Programme bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Bücher verfügbar bleiben,
7. 7.
   Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,
8. 8.
   die in Nummer 2 genannten Tätigkeitsbereiche gegeneinander sowie gegenüber der Programmierung abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden.

(3) Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Eintragungen urkundenecht vorzunehmen. Sie dürfen nur zur Berichtigung von Schreib- und Rechenfehlern und sonstigen offensichtlichen Unrichtigkeiten geändert werden. Änderungen müssen so vorgenommen werden, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt. Werden die visuell lesbaren Buchungen in einem automatisierten Verfahren vorgenommen, gilt Absatz 2 Nrn. 1 bis 3, 6 und 8 entsprechend.

(4) Der Bürgermeister regelt das Nähere über die Sicherung des Buchungsverfahrens. Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen.