(1) Die obersten Landesbehörden, die Gemeinden die Landkreise und die sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts haben jeweils für ihren Organisationsbereich die Ausführung dieses Gesetzes sowie anderer Rechtsvorschriften über den Datenschutz sicherzustellen.

(2) Die öffentlichen Stellen führen ein Verzeichnis der eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen. Für ihre Dateien haben sie schriftlich festzulegen:

1. 1.
   Bezeichnung und Art der Dateien,
2. 2.
   Zweckbestimmung,
3. 3.
   Art der gespeicherten Daten und die Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung,
4. 4.
   betroffenen Personenkreis,
5. 5.
   Art der regelmäßig zu übermittelnden Daten und deren Empfänger,
6. 6.
   Regelfristen für die Löschung der Daten,
7. 7.
   zugriffsberechtigte Personengruppen oder Personen, die allein zugriffsberechtigt sind,
8. 8.
   bei automatisierten Verfahren die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 6, die Betriebsart des Verfahrens, die Art der Geräte sowie die Verfahren zur Übermittlung, Sperrung und Löschung.

Sie haben ferner dafür zu sorgen, dass die ordnungsgemäße Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, überwacht wird.

(3) Absatz 2 Satz 2 gilt nicht für Dateien, die nur vorübergehend vorgehalten und innerhalb von drei Monaten nach ihrer Erstellung gelöscht werden.